Ključni predlošci za upravljanje projektima u Excelu. Excel predlošci - kako ih koristiti u malom preduzeću

Za rješavanje raznih problema u projektu potrebni su nam alati, usluge, vještine i jedinstveni stručnjaci. Ali ponekad se ovi problemi mogu riješiti korištenjem metoda koje su doslovno pri ruci. Na primjer, Excel tabele nisu samo tabele sa formulama, a posebno znanje nije potrebno za njihovo održavanje kada su njihovi kreatori već smislili standardne šablone za mnoge radne situacije.

Excel tabele su uključene u standardni MS Office paket, ali su inferiorne po popularnosti u odnosu na Word. Svi smo se u nekom trenutku upoznali sa Excelom, ali najviše što možemo da uradimo je da kreiramo jednostavnu tabelu i dodamo lepotu kreiranjem okvira i poravnavanjem brojeva sa leve strane. Neko je otišao malo dalje i moći će da ispiše veliku tabelu na jednoj stranici, upiše jednostavne formule u ćelije i ubaci zaglavlja i podnožja.

U međuvremenu, Excel je čitav zanimljiv svijet u kojem možete brzo kreirati vizualne infografike. Samo treba da odvojite malo vremena i bolje upoznate program. Excel šabloni su od velike pomoći.

Kako otvoriti i urediti šablon

Predložak je dokument koji je već formatiran. U suštini, ovo je obrazac koji samo trebate ispuniti bez gubljenja vremena na poravnavanje ćelija i popunjavanje naziva kolona.

Kada se pokrene, program od vas traži da kreirate praznu knjigu ili odaberete predložak iz niza kako biste riješili bilo koji problem. U pretrazi možete unijeti svrhu predloška, ​​a program će odabrati opcije za vaš konkretan zahtjev.

Vrlo često je potrebno promijeniti šablon kako bi vam odgovarao. Jednostavno je kao otvaranje standardnog predloška, ​​promjena formatiranja, dodavanje ili uklanjanje stupaca i redova, a zatim spremanje kao predložak. Da biste to učinili, zamijenite ekstenziju Excel radnog lista (.xls) sa Excel predloškom (.xlt). Program će odmah kreirati posebnu fasciklu, Custom Office Templates. Sada, kada otvorite program, možete koristiti svoje vlastite predloške, koji se mogu naći na posebnoj kartici "Lično" prilikom odabira predložaka.

Šabloni koji bi vam mogli biti korisni

Raspored rada koristeći Ganttov dijagram

Ganttov grafikon je tip grafikona koji se koristi za vizualno predstavljanje redoslijeda koraka za dovršetak zadatka u više koraka. Projekt treba podijeliti na faze, unijeti ga u tabelu, dodati rokove, odgovorne osobe, procente završenosti - i u svakom trenutku cijeli projekat je vidljiv na prvi pogled. Sam program preračunava rok ako je u nekoj fazi došlo do kašnjenja ili, obrnuto, naporno ste radili i završili projekat brže od planiranog.

Raspored rada zaposlenih

Da li ste narasli da imate svoju fabriku svijeća? Ne želite da se sećate koji zaposleni ide na posao kog dana u nedelji? Šablon radnog rasporeda pomoći će vam da kreirate raspored smjena i spriječite da se bilo ko zbuni. Omogućava praćenje početka i završetka rada, vremena ručka, pauze za odmor, odmora, bolovanja i izračunava trajanje smjene.

Budžet preduzeća

Predložak vam omogućava da napravite mjesečni izvještaj o prihodima i rashodima na posebnim karticama, a zatim sumirate budžet na glavnoj stranici. Ima ugrađeni trakasti grafikon za jasnoću i rezultate za pet glavnih stavki troškova. Moguće je uporediti planirane i stvarne prihode i rashode, kao i izračunati smanjenje rashoda od 15%.

Marketing plan

Ne možete bez plana u bilo kojoj stvari. Pratiti pojedinačne faze procesa rada, odrediti odgovorne osobe i izvršioce, rokove smjena, navesti procenat izvršenih poslova, procijenjene i stvarne troškove. Sve je jasno i na jednom listu.

Proračun rentabilnosti kompanije

Predložak za analizu rentabilnosti kompanije- neophodan alat koji će vam pomoći da saznate koliko proizvoda trebate prodati da biste pokazali trajne financijske rezultate i ostali na površini. Program će izračunati tačku rentabilnosti i izgraditi grafikon na osnovu vaših podataka o prihodima, prodaji, fiksnim i varijabilnim troškovima.

Lista obaveza

Kako biste izbjegli oslanjanje na vlastito pamćenje, korisno je napraviti liste obaveza. Jeste li već implementirali liste u svoju svakodnevnu praksu, ali da li se ovi papirići i naljepnice uvijek negdje izgube? Probaj predložak “Lista obaveza sa praćenjem rezultata”. Sve je davno izmišljeno, ostaje samo da unesete svoje zadatke, odredite prioritet, rok - i samo naprijed!

Dnevnik

Pred vama je naporan dan: pregovori s kupcem, odlazak u poreznu upravu, razgovor, dostava materijala i neugodan sastanak s vatrogasnim inspektorom? Želite li i vi imati vremena da odete u teretanu, ručate i provjerite domaći zadatak vašeg djeteta? Uzeti prednost predložak dnevnika kako ne bi ništa zaboravili i pokušali učiniti što je više moguće.

Dali smo samo sedam korisnih Excel šablona kao primere, ali oni dobro ilustruju kako program radi. Office.com ima mnogo šablona za sve slučajeve poslovnog i ličnog planiranja vremena, ali vrijedi pogledati specijalizirane stranice trećih strana na temu vašeg poslovanja.

Evo samo neke od njih:

• http://vexcele.ru/index/tablitsy_excel/0-28
• http://www.ipm.by/publications/publicbus/excel/
• http://www.kadrof.ru/st_client_base.shtml

Na internetu na engleskom govornom području postoji ogroman broj šablona. Na primjer, ovdje.

Mrežni dijagram je tabela dizajnirana za izradu plana projekta i praćenje njegove implementacije. Da biste ga napravili profesionalno, postoje specijalizirane aplikacije, na primjer MS Project. Ali za mala preduzeća, a posebno za lične poslovne potrebe, nema smisla kupovati specijalizovani softver i trošiti mnogo vremena na učenje zamršenosti rada sa njim. Excel tabela, koju instalira većina korisnika, prilično se uspješno nosi s konstruiranjem mrežnog dijagrama. Hajde da saznamo kako izvršiti gornji zadatak u ovom programu.

Možete napraviti mrežni dijagram u Excelu koristeći Ganttov dijagram. Imajući potrebno znanje, možete kreirati tablicu bilo koje složenosti, od rasporeda straže do složenih projekata na više nivoa. Pogledajmo algoritam za izvođenje ovog zadatka sastavljanjem jednostavnog mrežnog dijagrama.

Faza 1: izgradnja strukture stola

Prije svega, trebate kreirati strukturu tablice. On će predstavljati žičani mrežni dijagram. Tipični elementi mrežnog dijagrama su kolone koje označavaju serijski broj određenog zadatka, njegov naziv, osobu odgovornu za njegovu implementaciju i rokove za završetak. Ali pored ovih osnovnih elemenata, mogu postojati i dodatni u obliku bilješki itd.

U ovom trenutku, kreiranje predloška tabele može se smatrati završenim.

Korak 2: Kreirajte vremensku liniju

Sada treba da kreiramo glavni deo našeg mrežnog grafikona - vremensku liniju. To će biti skup kolona, ​​od kojih svaka odgovara jednom periodu projekta. Najčešće je jedan period jednak jednom danu, ali postoje slučajevi kada se period računa u sedmicama, mjesecima, kvartalima, pa čak i godinama.

U našem primjeru koristimo opciju kada je jedan period jednak jednom danu. Hajde da napravimo vremensku skalu od 30 dana.

1. Pređimo na desnu ivicu naše prazne tabele. Počevši od ove granice, odabiremo raspon od 30 stupaca, a broj redova će biti jednak broju redova u predlošku koji smo kreirali ranije.



2. Nakon toga kliknite na ikonu "granica" u modu "Sve granice".



3. Nakon što se ocrtaju granice, dodajmo datume na vremensku skalu. Recimo da ćemo kontrolisati projekat sa rokom važenja od 1. juna do 30. juna 2017. godine. U tom slučaju, nazivi kolona vremenske skale moraju biti postavljeni u skladu sa navedenim vremenskim periodom. Naravno, ručno unošenje svih datuma je prilično zamorno, pa ćemo koristiti alat za automatsko popunjavanje pod nazivom "napredak".

   Umetnite datum u prvi objekat zaglavlja vremena šakala "06/01/2017". Prelazak na karticu "Dom" i kliknite na ikonu "Ispuniti". Otvara se dodatni meni u kojem trebate odabrati stavku "Napredak...".



4. Prozor se aktivira "napredak". U grupi "lokacija" vrijednost mora biti označena "red po red", pošto ćemo ispuniti zaglavlje, predstavljeno kao string. U grupi "tip" opcija mora biti označena "Datumi". U bloku "jedinice" trebali biste postaviti prekidač blizu pozicije "Dan". U području "Korak" mora sadržavati numerički izraz "1". U području "granična vrijednost" označite datum 30.06.2017 . Kliknite na "UREDU".



5. Niz zaglavlja će biti popunjen uzastopnim datumima u rasponu od 1. juna do 30. juna 2017. Ali za mrežni dijagram imamo preširoke ćelije, što negativno utječe na kompaktnost stola, a time i na njegovu vidljivost. Stoga ćemo provesti niz manipulacija kako bismo optimizirali tablicu.
   Odaberite zaglavlje vremenske skale. Kliknite na odabrani fragment. Na listi se zaustavljamo na stavci "Format ćelije".



6. U prozoru za oblikovanje koji se otvori, pređite na odjeljak "Poravnanje". U području "Orijentacija" postavite vrijednost "90 stepeni", ili pomjerite element pomoću kursora "Natpis" gore. Kliknite na dugme "UREDU".



7. Nakon toga, nazivi kolona u obliku datuma promijenili su orijentaciju iz horizontalne u vertikalnu. Ali zbog činjenice da ćelije nisu promijenile svoju veličinu, imena su postala nečitljiva, jer se nisu uklapala okomito u označene elemente lista. Da bismo promijenili ovo stanje, ponovo biramo sadržaj zaglavlja. Kliknite na ikonu "Format" nalazi se u bloku "ćelije". Na listi se fokusiramo na opciju "Automatsko prilagođavanje visine reda".



8. Nakon opisane radnje, visina naziva stupaca se uklapa u granice ćelija, ali širina ćelija nije postala kompaktnija. Ponovo odaberite raspon zaglavlja vremenske skale i kliknite na dugme "Format". Ovaj put odaberite opciju sa liste "Automatsko prilagođavanje širine kolone".



9. Sada je stol postao kompaktan, a elementi mreže su poprimili kvadratni oblik.

Faza 3: popunjavanje podataka

Korak 4: Uslovno formatiranje

U sljedećoj fazi rada sa mrežnim dijagramom moramo popuniti bojom one ćelije mreže koje odgovaraju periodu određenog događaja. To se može učiniti pomoću uvjetnog oblikovanja.

1. Na vremenskoj skali označavamo čitav niz praznih ćelija, koji je predstavljen kao mreža kvadratnih elemenata.



2. Kliknite na ikonu "Uslovno formatiranje". Nalazi se u bloku "stilovi" Nakon toga otvorit će se lista. Trebali biste odabrati opciju "Kreiraj pravilo".



3. Otvara se prozor u kojem trebate kreirati pravilo. U području za odabir vrste pravila označite stavku koja podrazumijeva korištenje formule za označavanje formatiranih elemenata. Na terenu "Format vrijednosti" moramo postaviti pravilo odabira, predstavljeno kao formula. Za naš konkretan slučaj to će izgledati ovako:

   AND(G$1>=$D2;G$1<=($D2+$E2-1))

   Ali da biste mogli da konvertujete ovu formulu za vaš mrežni dijagram, koji će vrlo moguće imati različite koordinate, moramo dešifrovati napisanu formulu.

   "I" je ugrađena Excel funkcija koja provjerava jesu li sve vrijednosti koje su navedene kao argumenti istinite. sintaksa je:

   AND(logička_vrijednost1;logička_vrijednost2;…)

   Ukupno se koristi do 255 logičkih vrijednosti kao argumenti, ali nam trebaju samo dvije.

   Prvi argument je napisan kao izraz "G$1>=$D2". Provjerava da li je vrijednost na vremenskoj skali veća ili jednaka odgovarajućoj vrijednosti za datum početka određenog događaja. Prema tome, prva veza u ovom izrazu se odnosi na prvu ćeliju reda na vremenskoj liniji, a druga na prvi element kolone datuma početka događaja. znak dolara ( $ ) je postavljen posebno tako da se koordinate formule koje imaju ovaj simbol ne mijenjaju, već ostaju apsolutne. I za vaš slučaj, trebali biste postaviti znakove dolara na odgovarajuća mjesta.

   Drugi argument je predstavljen izrazom "1 G$<=($D2+$E2-1)» . Provjerava da li je indikator na vremenskoj skali ( G$1) bio manji ili jednak datumu završetka projekta ( $D2+$E2-1). Indikator vremenske skale se izračunava kao u prethodnom izrazu, a datum završetka projekta se izračunava dodavanjem datuma početka projekta ( $D2) i njegovo trajanje u danima ( $E2). Da bi se prvi dan projekta uključio u broj dana, od ovog iznosa se oduzima jedan. Znak dolara igra istu ulogu kao u prethodnom izrazu.

   Ako su oba argumenta predstavljene formule tačna, tada će se na ćelije primijeniti uvjetno oblikovanje u obliku popunjavanja bojom.

   Da biste odabrali određenu boju ispune, kliknite na dugme "Formatiraj...".



4. U novom prozoru pređite na odjeljak "Popuni". U grupi "Boje pozadine" Prikazane su različite opcije sjenčanja. Označavamo bojom kojom želimo da se istaknu ćelije dana koji odgovaraju periodu završetka određenog zadatka. Na primjer, izaberimo zelenu. Nakon što se nijansa ogleda u polju "uzorak", kliknite na "UREDU".



5. Nakon što se vratite u prozor za kreiranje pravila, kliknite na dugme "UREDU".



6. Nakon što je posljednja radnja završena, nizovi mreža koji odgovaraju periodu izvršenja određene aktivnosti su obojeni zelenom bojom.

U ovom trenutku, kreiranje mrežnog dijagrama se može smatrati završenim.

Dok smo radili, kreirali smo mrežni dijagram. Ovo nije jedina verzija takve tablice koja se može kreirati u Excelu, ali osnovni principi za obavljanje ovog zadatka ostaju nepromijenjeni. Stoga, po želji, svaki korisnik može poboljšati tablicu prikazanu u primjeru kako bi odgovarala svojim specifičnim potrebama.

Antipiretike za djecu propisuje pedijatar. Ali postoje hitne situacije sa temperaturom kada djetetu treba odmah dati lijek. Tada roditelji preuzimaju odgovornost i koriste antipiretike. Šta je dozvoljeno davati bebama? Kako sniziti temperaturu kod starije djece? Koji lijekovi su najsigurniji?

Mrežni dijagram je tabela dizajnirana za izradu plana projekta i praćenje njegove implementacije. Da biste ga napravili profesionalno, postoje specijalizirane aplikacije, na primjer MS Project. Ali za mala preduzeća, a posebno za lične poslovne potrebe, nema smisla kupovati specijalizovani softver i trošiti mnogo vremena na učenje zamršenosti rada sa njim. Excel tabela, koju instalira većina korisnika, prilično se uspješno nosi s konstruiranjem mrežnog dijagrama. Hajde da saznamo kako izvršiti gornji zadatak u ovom programu.

Možete napraviti mrežni dijagram u Excelu koristeći Ganttov dijagram. Imajući potrebno znanje, možete kreirati tablicu bilo koje složenosti, od rasporeda straže do složenih projekata na više nivoa. Pogledajmo algoritam za izvođenje ovog zadatka sastavljanjem jednostavnog mrežnog dijagrama.

Faza 1: izgradnja strukture stola

Prije svega, trebate kreirati strukturu tablice. On će predstavljati žičani mrežni dijagram. Tipični elementi mrežnog dijagrama su kolone koje označavaju serijski broj određenog zadatka, njegov naziv, osobu odgovornu za njegovu implementaciju i rokove za završetak. Ali pored ovih osnovnih elemenata, mogu postojati i dodatni u obliku bilješki itd.

U ovom trenutku, kreiranje predloška tabele može se smatrati završenim.

Korak 2: Kreirajte vremensku liniju

Sada treba da kreiramo glavni deo našeg mrežnog grafikona - vremensku liniju. To će biti skup kolona, ​​od kojih svaka odgovara jednom periodu projekta. Najčešće je jedan period jednak jednom danu, ali postoje slučajevi kada se period računa u sedmicama, mjesecima, kvartalima, pa čak i godinama.

U našem primjeru koristimo opciju kada je jedan period jednak jednom danu. Hajde da napravimo vremensku skalu od 30 dana.

Faza 3: popunjavanje podataka

Korak 4: Uslovno formatiranje

U sljedećoj fazi rada sa mrežnim dijagramom moramo popuniti bojom one ćelije mreže koje odgovaraju periodu određenog događaja. To se može učiniti pomoću uvjetnog oblikovanja.

U ovom trenutku, kreiranje mrežnog dijagrama se može smatrati završenim.

Dok smo radili, kreirali smo mrežni dijagram. Ovo nije jedina verzija takve tablice koja se može kreirati u Excelu, ali osnovni principi za obavljanje ovog zadatka ostaju nepromijenjeni. Stoga, po želji, svaki korisnik može poboljšati tablicu prikazanu u primjeru kako bi odgovarala svojim specifičnim potrebama.

Sedmični i mjesečni plan obaveza za računar- za preuzimanje plana rada, sedmičnog i mjesečnog plana rada kliknite na sliku

Sedmično i mesečno planiranje rada- za preuzimanje sedmičnog i mjesečnog planera zadataka kliknite na gornju sliku

To-do plan za sedmicu i mjesec - šablon fajl planer zadataka za sedmicu i mjesec

Sedmični i mjesečni plan obaveza Ova Excel datoteka je jednostavna i praktična za održavanje.

U datoteci predloška, ​​plan rada i obaveza za sedmicu i mjesec sadrži podsjetnike na najvažnije tačke u planiranju, uredite ih tako da odgovaraju vašim potrebama.

Gantogram, koji se automatski izvlači iz zadataka koje ste označili - osenčenih ćelija Excel tabele u vašem nedeljnom i mesečnom planu obaveza, jasno pokazuje koje projekte i zadatke imate paralelno i koje treba da uradite istovremeno danas ili sljedeće sedmice, te koje stvari treba uraditi prije početka drugih zadataka.

Plan rada i obaveza za sedmicu i mjesec u excel datoteci, planer zadataka je podeljen na različite projekte sa listom obaveza za svaki projekat. Ovi projekti se mogu odnositi na planiranje radnog dana i radnih projekata, kao i na zadatke vezane za učenje, kućne poslove, rekreaciju i zabavu.

Različiti projekti s vlastitim listama obaveza za sedmicu i mjesec mogu biti istaknuti različitim bojama radi jasnoće (ako ne volite svijetle boje, samo ih obojite u bilo koju drugu mirniju boju).

Da bi vam bilo zgodnije da zapisujete zadatke za sutra u bilježnicu dnevnih obaveza, zadržite pokazivač miša iznad sutrašnjeg datuma (prvi red s datumima je sam vrh tabele datoteka planiranje rada za sedmicu plan za sedmicu i mjesec) i pritisnite lijevu tipku miša, sutrašnji zadaci će biti istaknuti u aktivnom području kolone.

Ako trebate vidjeti kada trebate obaviti određeni zadatak, zadržite pokazivač miša preko ćelije s brojem zadatka (s lijeve strane je sam rub Excel područja planiranje rada za sedmicu i mjesec). Klikom lijevom tipkom miša, željeni zadatak i cijelo područje do datuma ovog zadatka bit će istaknuti.

Važna tačka u održavanju visokih performansi tokom dana su pauze. Svakih sat vremena potrošite 25 minuta na zadatak, zatim 20 sekundi gledajte kroz prozor u udaljeni predmet (oči vam se odmaraju), a zatim napravite pauzu od 5 minuta, u ovom načinu rada vaša izvedba će biti veća nego da sjedite za računar nekoliko sati zaredom. Tokom pauze samo fizička aktivnost će vam pomoći da povratite snagu. Tajmer je zazvonio (link do tajmera u datoteci) - ustao od stola, pogledao kroz prozor, protegnuo se, prošetao po kancelariji ili uz stepenice, vratio mišićni tonus, možeš nastaviti sa radom za kompjuterom (link na tajmer se nalazi u datoteci sedmičnog planera kliknite na sliku planera sedmice na vrhu stranice, a ovdje možete pročitati više o tome zašto vam je potreban tajmer za računar u upravljanju vremenom i šta vam lično daje).

Ćelije u različitim bojama pokazuju da li ste zakazali zadatak, ili ste ga već završili, ili sutra imate važan sastanak, ili ste poništili ili otkazali zadatak.

Preuzeta datoteka sadrži vezu do jednog od besplatnih tajmera koji su instalirani na vašem računalu. Koristite ovaj ili bilo koji drugi, postoji ogroman broj njih na internetu. Tajmer na računaru može biti ovakav, link ka softveru i opis u datoteci planiranja sedmice i mjeseca.

Planiranje rada za sedmicu i mjesec - važne tačke u izradi poslovnog plana za sedmicu:

Sedmični plan obaveza je fleksibilno planiranje, možete i treba da prilagodite i premjestite zadatke u roku od jedne sedmice, to ne šteti planu i očekivanim rezultatima u horizontu planiranja od jedne sedmice i mjeseca. Sedmica je ključni element u planiranju vašeg vremena.

Napravite plan za naredni dan prethodne noći
Pravljenje plana za naredni dan prethodne noći je ključni dio upravljanja vremenom. Ujutro ne morate razmišljati šta da radite, sve je isplanirano, isključite glavu, samo uradite to. Ako ujutro nema jasnog plana, obično zbog razmišljanja šta da radim ujutro, cijeli dan je zgužvan i ništa se ne radi.

Zapišite svoj plan za sutra na komad papira
Zapisivanje zadataka uveče za nadolazeći dan na komad papira je veoma poželjno, ovo je vaš potpisani ugovor sa samim sobom, vaše materijalno obećanje samom sebi, a onda je veoma prijatno precrtati obavljene zadatke iz svoje dnevnice.

Koristite tajmer
Tajmer na vašem računaru pomaže vam da se odvojite od monitora, napravite pauzu i vratite svoju produktivnost. Bez tajmera u stvarnom životu, konstantan ogroman dolazni tok informacija neće vam dozvoliti da se otrgnete od monitora: pozivi, pošta, stvari koje trenutno radite.

Obavezno dodajte žabe u svoj sedmični plan rada. Započnite dan sa žabom
Žaba je nešto što iz nekog razloga ne želite da radite. Svaki dan pronađite ovu žrtvu žabe i zakačite je ujutro. Nakon određenog broja dana shvatićete da vam katastrofalno ponestaje žaba, tako da ne morate da ih zakačite odjednom, uštedite, sutra će vam trebati i žrtva.

Kada planirate svoj rad za sedmicu, imajte na umu i slonove. Jedite velikog slona dio po dio
Ne možete pojesti ogromnog slona u jednom potezu, jer je veoma velik. Jedite ga u komadima. One. Podijelite veliki zadatak na male dijelove i započnite ovaj zadatak bilo kojim dijelom. Veličinu samog komada (tj. elementarnog malog zadatka) debelog slona (tj. velikog zadatka-projekta) određujete sami, ovisno o vašim mogućnostima u datom trenutku. Veličina ovog komada trebala bi vas približiti rezultatu.

Plan za dan mora biti realan
Planirajte dan i uradite samo onoliko koliko možete u jednom danu i ništa više. Uopšte nije važno koje brdo stvari imate na svom stolu. Život je samo jedan, posao je maraton na duge staze, sutra će vam trebati i zdravlje i snaga.

Rezervišite vrijeme za zadatke
Kada pravite planove za sedmicu i planove za dan, rezervirajte vrijeme za dugotrajne zadatke koji traju 1 sat ili više. Na primjer: sastanak sa klijentom - 3 sata, priprema komercijalne ponude - 1,5 sat, čitanje knjige - 1 sat, obuka - 1 sat, itd. Tada će vaši planovi za dan i sedmicu biti realno izvodljivi, jer postoji ograničen broj sati u danu.

Koristite kairos
Mali zadaci koji se mogu raditi bilo kojeg dana u sedmici, rasporedite ih po danima u sedmici, uzimajući u obzir Kairos (Kairos je povoljan trenutak za nešto) i kombinujte ih međusobno.
Primjer: trebate platiti telefon, stambeno-komunalne usluge, otići kupiti namirnice, otići u prodavnicu kancelarijskog materijala da kupite markere.
Kada planirate svoju sedmicu (u datoteci Work Week Planner), stavite sve ove stvari na jedan dan i uradite sve „na putu do prodavnice“ ovo je samo povoljan trenutak, tj. kako kažu "između vremena". Na taj način uštedite vrijeme, sve ćete uraditi „odjednom“).
Kada zapisujete stvari za sutra u svoju bilježnicu za dnevni planer, jednostavno povežite sve ove stvari linijom ili nacrtajte zvijezde pored svake od njih kako biste shvatili da su sve „u isto vrijeme“.

Radite samo ono što trebate, a ostalo ostavite na miru.
Radite samo ono što vas vodi do rezultata, ostalo ne. Pareto pravilo kaže: 80% rezultata dolazi od toga da uradite samo 20% stvari, odnosno da biste postigli cilj od 100% rezultata, potrebno je da uradite 30-35% (ključni detalji za pobedu) onoga što je „propisano ” po određenim općim pravilima, a da pritom ne ugrozite kvalitetu rezultata, svoje interese i sigurnost.
Stoga radite samo ono što vas zaista vodi do željenog rezultata i A) prepustite ostale poslove i zadatke drugima ili B) primijenite

Laboratorijski rad. Kalendarski grafikoni u Excelu (Gantogram)

Cilj rada: Steknite osnovne vještine u kreiranju Ganttograma.

Gantov grafikon (engleski Ganttov grafikon, također strip chart, Gantt chart) je popularan tip trakastih grafikona (histograma) koji se koristi za ilustraciju plana ili rasporeda rada za projekat. To je jedna od metoda planiranja projekta. Koristi se u aplikacijama za upravljanje projektima.

Metoda 1

Koristeći uvjetno oblikovanje, možemo natjerati Excel da ispuni ćeliju bilo kojom odabranom bojom ako njen datum pada između početka i kraja faze. Najlakši način da to učinite je korištenje logičke funkcije I, koji u ovom slučaju provjerava da li su ispunjena oba uslova (5. januara je kasnije od 4. i ranije od 8.):

Popunimo tabelu početnim podacima.

U koloni D izračunavamo datum završetka faze koristeći formulu = B3 + C3-1. Kopirajte rezultirajuće vrijednosti.

Zatim ćemo kreirati šablon kalendarskog plana, a podaci za kolone (1. januar, 2. januar, itd.) trebaju biti u formatu datuma. Imajte na umu da godina mora biti postavljena na 2005, inače će godina biti automatski postavljena na 2015.

Primijenimo uslovno formatiranje. Da biste to učinili, odaberite ćeliju E3, otvorite karticu Početna i odaberite naredbu Uvjetno oblikovanje / Kreiraj pravilo. Odaberite najnoviju naredbu na listi, unesite formulu i odaberite boju. Zatim kopirajte rezultirajuću formulu.

Metoda 2

Dakle, imamo tabelu u kojoj su navedene faze projekta, datumi početka i završetka i trajanje svake faze:

Zadatak je napraviti kalendarski grafikon koristeći standardne alate, kao na slici:

Opis korak po korak:

Odaberimo izvorne podatke za grafikon - raspon A1:C13 i izaberite iz menija Umetak - dijagram , tip - Ruled naslagano (imajte na umu da ćelija A1 mora biti prazna - uklonite tekst odatle):

Drugi neophodan korak je sakrivanje prvog reda. Da bismo to učinili, činimo ga nevidljivim. Desni klik na plave podatke Format serije podataka/Fill/No fill. Onda Idi na odjeljak Boja ivice i prebaci sa " Automatski odabir" na " Nema linija" Prozor se može zatvoriti.

Izaberite horizontalnu osu, kliknite desnim tasterom miša i izaberite stavku menija Format osi. Horizontalnu osu treba shvatiti kao listu datuma.

Zatim odaberite vertikalnu os i odaberite naredbu “Format Axis”. U parametrima osi odaberite Obrnuti redoslijed kategorija, a u odjeljku "Horizontalna os seče" označite kvadratić za najveću kategoriju.

Dodajmo liniju mreže na karticu Layout.

Imajte na umu da grafikon ne počinje od prvog datuma. Da biste to učinili, odaberite stupac B i postavite format ćelije na opći. Pogledajte prvu i posljednju vrijednost.

Metoda 3

Zadatak je jasno prikazati cjelokupnu hronologiju rada na projektu, postavljajući ključne tačke projekta (milestone) na vremensku osu.

U teoriji upravljanja projektima, takav raspored se obično naziva kalendar ili vremenska linija projekta.

Korak 1. Početni podaci

Da biste izgradili, morat ćete dati početne informacije o prekretnicama projekta u obliku sljedeće tabele:

Obratite pažnju na dvije dodatne kolone usluge:

Linija- kolona sa istom konstantom oko nule u svim ćelijama. To će dati horizontalnu liniju na grafu paralelnu sa X osom, na kojoj će biti vidljivi čvorovi - projektne tačke.

Oblačići- nevidljive kolone za podizanje potpisa do prekretnica za zadati (različiti) iznos tako da se potpisi ne preklapaju. Vrijednosti 1,2,3, itd. postavljaju nivo podizanja potpisa iznad vremenske ose i biraju se proizvoljno.

Korak 2. Izgradnja baze

Sada biramo sve u tabeli osim prve kolone (tj. raspon B1:D13 u našem primjeru) i gradimo običan ravan graf s markerima na kartici Insert - Graph - Graf sa markerima(Insert - Chart - Linija sa markerima):

Uklanjamo linije mreže, vertikalne i horizontalne skale i legendu. To možete učiniti ručno (odaberite mišem i pritisnite Izbriši) ili onemogućavanjem nepotrebnih elemenata na kartici Raspored/mreža (bez horizontalnih ili vertikalnih linija). Rezultat bi trebao biti sljedeći:

Sada odaberite red Oblačići(tj. isprekidana narandžasta linija) i na kartici Layout izaberite tim Linije - Projekcione linije(Izgled - Linije - Linije projekcije):

Iz svake tačke gornjeg grafa okomita će biti spuštena na donju. U novom Excelu 2013 ova opcija je na kartici Konstruktor - Dodajte element grafikona(Dizajn - Dodaj element grafikona).

Korak 3. Dodajte nazive faza

U programu Excel 2013 trebate odabrati red podataka (narandžasti) i na kartici Konstruktor izabrati Dodaj element grafikona - Oznake - Napredne opcije(Dizajn - Dodaj element grafikona - Oznake podataka), a zatim na panelu koji se pojavljuje s desne strane potvrdite izbor u polju Vrijednosti iz ćelija(Vrijednosti iz ćelija) i odaberite raspon A2:A13:

U verzijama Excela 2007-2010:

Napravimo završne izmjene kako bismo naš skoro gotov dijagram doveli do potpunog i konačnog remek-djela:

Odaberite red Oblačići(narandžasta linija), kliknite desnim tasterom miša na nju i izaberite Format serije podataka(Formatiranje serije podataka). U prozoru koji se otvori, uklonite boju ispune i linije. Narandžasti grafikon u suštini nestaje sa dijagrama - ostaju samo oznake. To je ono što se traži.

Dodajte potpise datuma plavoj vremenskoj osi na kartici Izgled - Oznake podataka - Dodatne opcije oznake podataka - Nazivi kategorija(Izgled - Oznake podataka - Više opcija - Nazivi kategorija). U istom dijaloškom okviru, oznake se mogu postaviti ispod grafikona i rotirati za 90 stepeni, ako želite.

Zadatak za samostalan rad

Napravite Ganttov grafikon koji ilustruje faze rada na vašem projektu.

Koristeći metodu tri, napravite vremenski okvir od 7 događaja na temu vašeg projekta, dodajte potrebne crteže i natpise.

Jedan od obaveznih dokumenata u nekim slučajevima za obavljanje određene vrste aktivnosti je plan proizvodnje. Ovaj dokument ima neke posebnosti.

Njegova kompilacija povezana je s listom određenih nijansi. Situacije u kojima je postojanje ovog dokumenta striktno obavezno, odražavaju se u važećem zakonodavstvu.

Slična je situacija i sa procesom generisanja ovog tipa dokumenta. Mora biti sastavljen u skladu sa određenim pravilima.

Osnovni aspekti

Uzorak rasporeda rada u Excel-u može se lako pronaći na Internetu. Ali čak i kada se sastavlja po modelu, potrebno je poznavanje određenih zakonskih normi i drugih tačaka.

Dokument ove vrste istovremeno rješava nekoliko zadataka. Zato je potrebno maksimalno odgovorno pristupiti njegovoj pripremi.

Pogotovo ako se grade veliki i opasni objekti. Dokument ove vrste može biti potreban prilikom obavljanja inspekcije izvođača radova.

Stoga ne treba zanemariti ispunjavanje osnovnih zahtjeva za izradu ovog dokumenta.

Na osnovu teorije i prakse tehnoloških procesa koji se u njemu ogledaju, izrađuje se linearni raspored rada. Dokument je generisan u skladu sa kalendarom događaja.

Osnovni aspekti koji se moraju uzeti u obzir prije svega će uključivati ​​sljedeće glavne točke:

• šta je to?
• svrha dokumenta;
• normativna baza.

Šta je to

Termin "radni raspored" označava poseban dokument koji odražava određenu vrstu podataka:

Za generiranje ovog dokumenta bit će potrebno pribaviti neke pouzdane informacije.

Ovisno o vrsti obavljenog posla, može se značajno razlikovati. Na primjer:

• nacrti zgrade u izgradnji;
• organizacioni projekat;
• podatke o vremenu prijema i količini građevinskog materijala;
• tehničke karakteristike građevinske opreme;
• detaljne informacije o;
• spisak dostupnih i potrebnih alata;
• ostalo.

Prilikom sastavljanja rasporeda bit će potrebno unaprijed se upoznati s kompletnom listom svih potrebnih podataka.

Jer ako dođe do neslaganja sa rasporedom, mogu nastati ozbiljni problemi. Do plaćanja kazne od strane organizacije koja izvodi građevinske radove.

Obično je ovaj trenutak određen unaprijed sastavljenim sporazumom između zaposlenika i poslodavca.

Svrha dokumenta

Plan izgradnje stambene zgrade ili drugog objekta uvijek se izrađuje za određenu namjenu.

Vrsta dokumenta koji se razmatra omogućava nam da istovremeno riješimo sljedeće probleme:

Ovaj dokument vam takođe omogućava analizu učinka određene vrste posla. Na osnovu sastavljenog rasporeda moguće je optimizirati izgradnju objekata.

Pošto dokument omogućava da vidite sve moguće slabe tačke proračuna. Prije svega, ovaj raspored je potreban naručiocu određenih građevinskih projekata.

Budući da u skladu sa rasporedom postaje moguće pozvati na odgovornost nesavjesnog izvođača radova.

Normativna osnova

Danas, prilikom sastavljanja vrste dokumenta koji se razmatra, potrebno je prije svega fokusirati se na.

Ova skraćenica znači „Metodološke preporuke za izradu i izvođenje projekta organizacije građenja i projekta proizvodnih radova“.

Uprkos tome što se u naslovu pojavljuje riječ “preporuke”, obavezno je pridržavanje svih normi navedenih u vrsti dokumenta koji se razmatra.

Ovo je posebno važno kada se sarađuje sa raznim državnim agencijama. Na primjer, da bi se izvršile sve vrste ugovora za Ministarstvo odbrane, striktno je neophodno poštovati sve utvrđene MDS zahtjeve.

Gotovo uvijek je potrebno bilateralno potpisivanje radnog rasporeda. Metodološke preporuke koje se razmatraju uključuju sljedeće glavne dijelove:

• područja primjene MDS-a;
• pravila;
• korišteni termini i definicije;
• opšte odredbe;
• šta obuhvata projekat organizacije građenja;
• sadržaj radnog projekta.

Odjeljak „regulatorni dokumenti“ uključuje sve NAP-ove, čiji se učinak mora uzeti u obzir pri izradi vrste rasporeda koji se razmatra.

Lista navedena u ovom odjeljku uključuje sljedeće:

1. Urbanistički kodeks Ruske Federacije.
2. Građevinska pravila i propisi 01.12.04 “Organizacija građenja”.
3. MDS od 29. decembra 2006. godine “Metodološke preporuke”.

Važno je zapamtiti da gore navedeni raspored rada mora nužno biti u skladu sa svim gore navedenim regulatornim i pravnim dokumentima.

U suprotnom, postoji velika vjerovatnoća sukoba sa kupcem ili inspekcijskim organima.

Važno je zapamtiti da određene kategorije građevinskih projekata podliježu obaveznoj inspekciji od strane specijaliziranih vladinih agencija.

Posebno je važno obratiti pažnju na Savezni zakon br. 116-FZ od 21. jula 1997. godine i njegove pojedinačne članove:

Izrada rasporeda proizvodnih radova mora se izvršiti u skladu s gornjom listom regulatornih dokumenata.

Prisustvo različitih vrsta nedosljednosti može uzrokovati raskid određenih ugovora.

Stoga, prije nego što počnete sa sastavljanjem rasporeda, važno je proučiti sve zakonodavne akte u okviru kojih bi raspored trebao biti formiran.

Kako sastaviti plan proizvodnje

Potrebno je sastaviti dokument za predmetnu streljanu na način da se izbjegne zaostajanje u rasporedu.

Zato je potrebno unaprijed analizirati sve podatke date za formiranje ovog dokumenta.

Prije nego počnete sastavljati dokument ove vrste, vrijedi se upoznati sa sljedećim osnovnim pitanjima:

• gdje je najbolje početi?
• rokovi;
• koji su proračuni potrebni;
• kompilacijski program;
• primjer kompilacije.

Gdje je najbolje početi?

Sam postupak zakazivanja provodi se u određenom redoslijedu. Trenutno, lista glavnih radnji uključuje sljedeće korake:

• vrši se analiza svih podataka primljenih za proračune;
• nomenklatura svih instalacijskih i građevinskih operacija formira se određenim redoslijedom;
• obim se obračunava za svaku pojedinačnu vrstu posla;
• odabiru se optimalne metode za realizaciju zadatka u konkretnom slučaju;
• odabrano:

1. Način izvođenja radova.
2. Građevinski strojevi;

• obračunavaju se troškovi rada i mašinski sati;
• utvrđuje se tehnološki redoslijed izvođenja pojedinih kategorija poslova;
• formira se red smjena;
• određuje se trajanje određenih obima posla;
• izračunava se produktivnost, utvrđuju se prilagođavanja;
• sastavlja se raspored potreba za materijalnim resursima.

Rokovi

Zapravo, vrijeme građevinskih radova može biti bilo koje. Glavni kriteriji koji određuju njihovo trajanje su sljedeći faktori:

• radna sezona;
• ugovori sa kupcem;
• izvedenih tehnoloških procesa.

Međutim, odlučujući faktor je rok koji je odredio kupac. Obično se raspored prvo sastavlja imajući na umu ovu činjenicu. Svi ostali faktori su zapravo sekundarni.

Izuzev potrebe da se poštuju određeni tehnološki procesi. U nekim slučajevima, nepoštivanje građevinskih propisa može dovesti do velikih nesreća.

Koje su kalkulacije potrebne?

Lista proračuna potrebnih u predmetu koji se razmatra je prilično opsežna. Najvažniji izračuni pri izradi dokumenta ove vrste su sljedeći:

• trajanje izgradnje;
• specifičan radni intenzitet obavljanja određene količine posla;
• prosječna proizvodnja po danu:

1. Zaposleni.
2. Jedinice opreme;

• stepen automatizacije i mehanizacije osnovnih građevinskih radova;
• troškove izvođenja radova, kao i organizaciju građevinskog prostora, isporuku opreme itd.

Posebnu pažnju treba obratiti na vremensku i ekonomsku komponentu proračuna.

Program za kompajliranje

Za sastavljanje vrste dokumenta u pitanju možete koristiti različite softvere.

Danas postoji specijalizirani koji vam omogućava da napravite ciklogram, sam raspored i izvršite sve potrebne proračune uz minimalno vrijeme.

Ipak, optimalno rješenje bi bio Microsoft Excel. Ovo softversko rješenje je univerzalno.

Primjer kompilacije

Sam raspored rada razmatrane vrste je posebna tabela.

Uključuje sljedeće glavne dijelove:

• serijski broj;
• Naziv radova;
• datum početka rada;
• datum završetka radova;
• raspored rada.

Takođe na vrhu dokumenata su potpisi izvođača i naručioca, kao i nazivi organizacija i njihovi pečati. Datum sastavljanja je obavezan.

Nijanse tokom izgradnje

Prilikom izrade ove vrste rasporeda bit će potrebno uzeti u obzir neke karakteristike konstrukcije:

• raspored radova je dio projekta tokom izgradnje objekta;
• plan mora biti sastavljen za cjelokupni obim građevinskih radova;
• Ako se izgradnja izvodi u nekoliko faza, ovo se mora uzeti u obzir.

Važno je zapamtiti veliki broj različitih nijansi povezanih sa sastavljanjem ove vrste rasporeda.

Trebalo bi da se formira u skladu sa standardima utvrđenim zakonom. Ovo će izbjeći probleme s klijentima i regulatornim državnim agencijama.

Print

Odaberite predložak Ganttograma, od jednostavnog plana do upravljanja projektima izgradnje i inženjeringa, i lako dodajte elemente koji nedostaju.

Povucite i ispustite zadatke, postavite datum početka i završetka, trajanje zadataka i ovisnosti između njih i prilagodite svoj predložak Ganttograma. Kada je vaš format Ganttograma spreman, možete ga sačuvati kao predložak grafikona. Nastavite planirati svoj sljedeći projekat koristeći šablon koji ste kreirali.

Kako odabrati šablon za upravljanje projektima?

U GanttPRO možete birati između 10 šablona. Svaki predložak je besplatan i može se lako prilagoditi potrebama vašeg tima. Prilikom odabira predloška za upravljanje projektima, uzmite u obzir ne samo naziv predloška, ​​već i strukturu zadataka.

Predložak Ganttograma će vam pomoći da odaberete upravo strukturu koja će pomoći vašem timu da radi efikasno. Kada su vaši zadaci planirani, možete spremiti dijagram kao predložak. Vi i vaše kolege ćete ga koristiti kada kreirate novi projekat u GanttPRO.

Plan upravljanja projektom u razvoju

Ovaj predložak projekta je osnova za organiziranje zadataka i upravljanje projektima u IT oblasti. Koristeći ovaj predložak, planiranje može započeti procjenom vremena i zadataka i nastaviti s definicijom arhitekture i dizajnom. i može se promijeniti u bilo kojoj fazi.

Plan upravljanja građevinskim projektom

Za menadžere građevinarstva koji rade na više područja istovremeno, GanttPRO nudi. U planu možete pronaći faze od ugovaranja do izdavanja dozvola i izgradnje.

Dizajn Plan upravljanja projektom

Osnovni predložak koji vam omogućava upravljanje zadacima i postavljanje trajanja procesa kao što su razvoj, renderiranje, odobrenje, itd. Možete jednostavno promijeniti dijagram kako bi odgovarao potrebama vašeg tima.

Raspored projekta

Predložak rasporeda rada Ganttograma je prvi korak u razvoju i upravljanju projektnim planom. Možete jednostavno gantogram za bilo koji zadatak.

Vaš gantogram u Excel-u ili MS Project-u će biti dostupan u GanttPRO-u

Naš je alternativa za Microsoft Excel i Microsoft Project. Ako ne možete odabrati predložak za početak u GanttPRO, ali ste pronašli odgovarajući predložak Gantt grafikona u Excelu, jednostavno ga uvezite u naš sistem.

Za razliku od Ganttograma u Excelu ili MS Projectu, u GanttPRO možete zajedno raditi s kolegama, komentirati zadatke i prilagati datoteke. Svi vaši rasporedi će biti pohranjeni u oblaku i bit će dostupni svim vašim zaposlenima u bilo koje vrijeme.

Klijenti govore o našem sistemu upravljanja projektima

Koliko moćan alat za upravljanje projektima može biti! U GanttPRO je zgodno kreirati Ganttov grafikon online, raditi sa svojim timom i vrlo je jednostavno. Kada smo počeli, povezao sam se sa stručnjakom za korisničku podršku putem chata uživo i dobio lični demo svih funkcija aplikacije. Odličan program za menadžere projekata i rukovodioce! Topla preporuka!

Rad sa GanttPRO je zadovoljstvo. Povucite i ispustite, zavisnosti između zadataka, praćenje napretka i ugodan korisnički interfejs uvelike olakšavaju rutinsko planiranje projekta. Aplikacija pomaže u upravljanju projektima i zaposlenima. Istovremeno, ostaje intuitivan, sa vidljivim svim funkcijama. Jedna od mojih omiljenih karakteristika je mogućnost izvoza u popularne formate. I obavještenja! Predlažem.

U upravljanju projektima vrlo je važno imati alat koji olakšava praćenje izvršenja zadataka na vrijeme. Gantogram mi je pomogao da uštedim vrijeme i trud više puta. u ovoj fazi rada na projektima.

Automatizirajte svoj rad!