Ключові шаблони для керування проектами в Excel. Шаблони Excel - як їх застосувати у малому бізнесі

Щоб вирішувати різноманітні завдання у проекті, нам потрібні інструменти, сервіси, навички, унікальні спеціалісти. Але іноді вирішити ці завдання можна за способами, які знаходяться буквально під рукою. Наприклад, таблиці Excel - це не просто таблиці з формулами, і спеціальні знання для їх ведення не потрібні, коли їх творці вже вигадали стандартні шаблони для багатьох робочих ситуацій.

Таблиці Excel входять у стандартний пакет MS Office, але поступаються за популярністю програмі Word. Всі ми колись знайомилися з Excel, але максимум, що вміємо – створити просту табличку та навести красу, оформивши рамки та вирівнявши цифри по лівому краю. Хтось зробив крок далі і зможе роздрукувати велику таблицю на одній сторінці, прописати прості формули в осередках і вставити колонтитули.

А тим часом Excel – цілий цікавий світ, у якому можна швидко створювати наочну інфографіку. Потрібно лише витратити трохи часу та познайомитися з програмою ближче. Дуже допомагають у роботі шаблони Excel.

Як відкрити та змінити шаблон

Шаблон – це документ, для якого вже встановлено форматування.По суті, це форма, яку вам просто потрібно заповнити, не витрачаючи часу на вирівнювання клітин і заповнення назв стовпців.

При запуску програма пропонує створити порожню книгу або вибрати шаблон із безлічі для вирішення будь-якої проблеми. У пошуку ви можете ввести призначення шаблону, а програма підбере варіанти під ваш конкретний запит.

Дуже часто необхідно змінити шаблон, щоб він пасував саме вам. Це дуже просто: потрібно відкрити стандартний шаблон, змінити форматування, додати або видалити стовпці та рядки, а потім зберегти як шаблон. Для цього замініть розширення Excel Worksheet (.xls) на Excel Template (.xlt). Програма одразу створить особливу папку Custom Office Templates («Користувацькі шаблони»). Тепер, відкриваючи програму, ви зможете скористатися власними шаблонами, які можна знайти на окремій вкладці «Особисті» при виборі шаблонів.

Шаблони, які можуть вам стати в нагоді

Графік роботи з використанням діаграми Ганта

Діаграма Ганта - вид діаграми, яка використовується для наочного подання порядку кроків для виконання багатоступеневої задачі. Слід розбити проект на етапи, завести таблицю, додати терміни, відповідальних осіб, відсотки виконання - й у будь-який час весь проект видно як у долоні. Програма сама перераховує термін, якщо на якомусь етапі відбулася затримка або навпаки, ви ударно попрацювали і закінчили проект швидше за запланований.

Графік роботи працівників

Доросли до свого свічкового заводика? Немає бажання запам'ятовувати, хто зі співробітників якого дня тижня виходить на роботу? Шаблон «графік роботи»допоможе скласти розклад змін та не дасть нікому заплутатися. Дозволяє відстежувати початок та кінець роботи, час обіду, перерви на відпочинок, відпустки, лікарняні та розраховує тривалість зміни.

Бюджет підприємства

Шаблон дозволяє зробити звіт за місяць за доходами та витратами на окремих вкладках і потім звести бюджет на головній сторінці. Має вбудовану стовпчасту діаграму для наочності та винесені результати за п'ятьма основними статтями витрат. Є можливість порівняння планових і фактичних доходів та витрат, а також розрахунку 15% скорочення витрат.

Маркетинговий план

Без плану не обійтисяу будь-якій справі. Відстежуйте окремі етапи робочого процесу, призначайте відповідальних та виконавців, зрушуйте терміни, вказуйте відсоток виконання завдань, передбачувану та фактичну вартість. Все наочно і на одному аркуші.

Розрахунок беззбитковості компанії

Шаблон для аналізу беззбитковості компанії- необхідний інструмент, який допоможе вам дізнатися скільки товару необхідно продати, щоб показати стійкий фінансовий результат і залишитися на плаву. Програма розрахує точку беззбитковості та побудує графік на підставі ваших даних щодо виручки, реалізації, постійних та змінних витрат.

Список справ

Щоб не сподіватись на власну пам'ять, корисно складати списки справ. Вже впровадили списки у свою щоденну практику, але ці листочки та стікери вічно кудись губляться? Спробуйте шаблон «Список справ із відстеженням результату». Все вигадано давно, залишилося тільки вбити свої справи, встановити пріоритет, дедлайн – і вперед виконувати!

Щоденник

Має бути гарячий день: переговори із замовником, поїздка до податкової, співбесіда, доставка матеріалів та неприємна зустріч із пожежним інспектором? А ще хотілося б встигнути сходити до спортивної зали, пообідати та перевірити уроки у дитини? Скористайтеся шаблоном щоденникащоб нічого не забути і постаратися встигнути по максимуму.

Ми навели як приклад всього сім корисних шаблонів Excel, але вони добре ілюструють принципи роботи програми. Office.com має безліч шаблонів на всі випадки планування бізнесу та особистого часу, але варто подивитися і сторонні спеціалізовані сайти з тематики вашої справи.

Ось лише деякі з них:

• http://vexcele.ru/index/tablitsy_excel/0-28
• http://www.ipm.by/publications/publicbus/excel/
• http://www.kadrof.ru/st_client_base.shtml

Величезна кількість шаблонів є в англомовному інтернеті. Наприклад, тут.

Мережевий графік – це таблиця, призначена для складання плану проекту та контролю за його виконанням. Для її професійної побудови існують спеціалізовані програми, наприклад MS Project. Але для невеликих підприємств і особливо особистих господарських потреб немає сенсу купувати спеціалізоване програмне забезпечення і витрачати море часу на навчання тонкощам роботи в ньому. З побудовою мережного графіка цілком успішно справляється табличний процесор Excel, встановлений у більшості користувачів. Давайте з'ясуємо, як виконати в цій програмі зазначене завдання.

Побудувати мережевий графік в Екселі можна за допомогою діаграми Ганта. Маючи необхідні знання, можна скласти таблицю будь-якої складності, починаючи від графіка чергування сторожів і закінчуючи складними багаторівневими проектами. Погляньмо на алгоритм виконання цієї задачі, склавши простий мережевий графік.

Етап 1: побудова структури таблиці

Насамперед, потрібно скласти структуру таблиці. Вона буде каркасом мережевого графіка. Типовими елементами мережного графіка є колонки, у яких вказується порядковий номер конкретної завдання, її найменування, відповідальний її реалізацію і терміни виконання. Але крім цих основних елементів можуть бути додаткові у вигляді приміток і т.п.

У цьому створення заготівлі таблиці вважатимуться закінченим.

Етап 2: створення шкали часу

Тепер потрібно створити основну частину нашого мережевого графіка – шкалу часу. Вона буде набір стовпців, кожен з яких відповідає одному періоду проекту. Найчастіше один період дорівнює одному дню, але трапляються випадки, коли величину періоду обчислюють у тижнях, місяцях, кварталах і навіть роках.

У прикладі використовуємо варіант, коли один період дорівнює одному дню. Зробимо шкалу часу на 30 днів.

1. Переходимо до правого кордону заготівлі нашої таблиці. Починаючи від цього кордону, виділяємо діапазон, що налічує 30 стовпців, а кількість рядків дорівнюватиме кількості рядків у заготівлі, яку ми створили раніше.



2. Після цього клацаємо по піктограмі «Кордон»в режимі «Всі кордони».



3. Після того, як межі окреслені, внесемо дати в шкалу часу. Припустимо, ми контролюватимемо проект із періодом дії з 1 по 30 червня 2017 року. У цьому випадку найменування колонок шкали часу потрібно встановити відповідно до зазначеного проміжку часу. Звичайно, вписувати вручну всі дати досить стомливо, тому скористаємося інструментом автозаповнення, який називається «Прогресія».

   У перший об'єкт шапки шакали часу вставляємо дату «01.06.2017». Пересуваємось у вкладку «Головна»і клацаємо по значку "Заповнити". Відкривається додаткове меню, де потрібно вибрати пункт "Прогресія ...".



4. Відбувається активація вікна «Прогресія». В групі «Розташування»має бути відзначено значення «По рядках», так як ми заповнюватимемо шапку, представлену у вигляді рядка. В групі «Тип»має бути відзначений параметр «Дати». У блоці «Одиниці»слід поставити перемикач біля позиції «День». В області «Крок»має бути цифровий вираз «1». В області Граничне значеннявказати дату 30.06.2017 . Тиснемо на "OK".



5. Масив шапки буде заповнений послідовними датами в межах від 1 до 30 червня 2017 року. Але для мережевої діаграми ми маємо занадто широкі комірки, що негативно позначається на компактності таблиці, а отже, і на її видимості. Тому проведемо низку маніпуляцій для оптимізації таблиці.
   Виділяємо шапку шкали часу. Клацаємо по виділеному фрагменту. У списку зупиняємось на пункті «Формат осередків».



6. У вікні форматування, що відкрилося, пересуваємося в розділ «Вирівнювання». В області «Орієнтація»встановлюємо значення "90 градусів", або пересуваємо курсором елемент «Напис»вгору. Клацаємо по кнопці "OK".



7. Після цього найменування стовпців як дат змінили свою орієнтацію з горизонтальної на вертикальну. Але через те, що осередки свій розмір не змінили, назви стали нечитаними, тому що по вертикалі не вписуються в зазначені елементи аркуша. Щоб змінити цей стан речей, знову виділяємо вміст шапки. Клацаємо по піктограмі «Формат», що знаходиться в блоці «Візерунки». У переліку зупиняємось на варіанті «Автопідбір висоти рядка».



8. Після описаного дії назви стовпців по висоті вписуються в межі осередків, але по ширині осередки не стали компактнішими. Знову виділяємо діапазон шапки шкали часу і клацаємо по кнопці «Формат». На цей раз у списку вибираємо варіант «Автопідбір ширини стовпця».



9. Тепер таблиця набула компактності, а елементи сітки набули квадратної форми.

Етап 3: заповнення даними

Етап 4: Умовне форматування

На наступному етапі роботи з мережевим графіком ми маємо залити кольором ті осередки сітки, які відповідають проміжку періоду виконання конкретного заходу. Зробити це можна буде за допомогою умовного форматування.

1. Наголошуємо весь масив порожніх осередків на шкалі часу, який представлений у вигляді сітки елементів квадратної форми.



2. Клацаємо по значку "Умовне форматування". Він розташований у блоці «Стилі»Після цього з'явиться список. У ньому слід вибрати варіант "Створити правило".



3. Відбувається запуск вікна, де потрібно сформувати правило. В області вибору типу правила відзначаємо пункт, який передбачає використання формули для позначення елементів, що форматуються. В полі "Форматувати значення"нам потрібно задати правило виділення, подане у вигляді формули. Для конкретно нашого випадку вона матиме такий вигляд:

   І(G$1>=$D2;G$1<=($D2+$E2-1))

   Але для того, щоб ви могли перетворити цю формулу і для свого мережевого графіка, який цілком можливо, матиме інші координати, нам слід розшифрувати записану формулу.

   «І»- це вбудована функція Excel, яка перевіряє, чи всі значення, внесені як її аргументи, є істиною. Синтаксис такий:

   І(логічне_значення1;логічне_значення2;…)

   Усього у вигляді аргументів використовується до 255 логічних значень, але нам потрібно всього два.

   Перший аргумент записано у вигляді виразу "G$1>=$D2". Він перевіряє, щоб значення в шкалі часу було більшим або рівним відповідному значенню дати початку певного заходу. Відповідно, перше посилання в даному виразі посилається на перший осередок рядка на шкалі часу, а друге — на перший елемент стовпця дати початку заходу. знак долара ( $ ) встановлений спеціально, щоб координати формули, які мають цей символ, не змінювалися, а залишалися абсолютними. І ви для свого випадку маєте розставити значки долара у відповідних місцях.

   Другий аргумент представлений виразом «G$1<=($D2+$E2-1)» . Він перевіряє, щоб показник на шкалі часу ( G$1) був меншим або дорівнює даті завершення проекту ( $D2+$E2-1). Показник на шкалі часу розраховується, як і в попередньому виразі, а дата завершення проекту обчислюється шляхом складання дати початку проекту ( $D2) та тривалості його в днях ( $E2). Для того, щоб у кількість днів було включено і перший день проекту, від цієї суми віднімається одиниця. Знак долара відіграє ту ж роль, що й у попередньому вираженні.

   Якщо обидва аргументи представленої формули будуть істинними, то до осередків буде застосовано умовне форматування у вигляді їх заливки кольором.

   Щоб вибрати певний колір заливки, клацаємо по кнопці "Формат ...".



4. У новому вікні пересуваємось у розділ «Заливка». В групі «Кольори фону»представлені різні варіанти фарбування. Відзначаємо той колір, яким бажаємо, щоб виділялися осередки днів, що відповідають періоду виконання конкретного завдання. Наприклад, виберемо зелений колір. Після того, як відтінок відбився в полі «Зразок», клацаємо по "OK".



5. Після повернення у вікно створення правила теж клацаємо по кнопці "OK".



6. Після виконання останньої дії, масиви сітки мережного графіка, відповідні до періоду виконання конкретного заходу, були пофарбовані в зелений колір.

У цьому створення мережного графіка вважатимуться закінченим.

У процесі роботи ми створили мережевий графік. Це не єдиний варіант подібної таблиці, який можна створити в Екселі, але основні засади виконання цього завдання залишаються незмінними. Тому за бажання кожен користувач може удосконалити таблицю, подану у прикладі, під свої конкретні потреби.

Жарознижувальні засоби для дітей призначаються педіатром. Але бувають ситуації невідкладної допомоги за лихоманки, коли дитині потрібно дати ліки негайно. Тоді батьки беруть на себе відповідальність і застосовують жарознижувальні препарати. Що можна давати дітям грудного віку? Чим можна збити температуру у старших дітей? Які ліки найбезпечніші?

Мережевий графік – це таблиця, призначена для складання плану проекту та контролю за його виконанням. Для її професійної побудови існують спеціалізовані програми, наприклад MS Project. Але для невеликих підприємств і особливо особистих господарських потреб немає сенсу купувати спеціалізоване програмне забезпечення і витрачати море часу на навчання тонкощам роботи в ньому. З побудовою мережного графіка цілком успішно справляється табличний процесор Excel, встановлений у більшості користувачів. Давайте з'ясуємо, як виконати в цій програмі зазначене завдання.

Побудувати мережевий графік в Екселі можна за допомогою діаграми Ганта. Маючи необхідні знання, можна скласти таблицю будь-якої складності, починаючи від графіка чергування сторожів і закінчуючи складними багаторівневими проектами. Погляньмо на алгоритм виконання цієї задачі, склавши простий мережевий графік.

Етап 1: побудова структури таблиці

Насамперед, потрібно скласти структуру таблиці. Вона буде каркасом мережевого графіка. Типовими елементами мережного графіка є колонки, у яких вказується порядковий номер конкретної завдання, її найменування, відповідальний її реалізацію і терміни виконання. Але крім цих основних елементів можуть бути додаткові у вигляді приміток і т.п.

У цьому створення заготівлі таблиці вважатимуться закінченим.

Етап 2: створення шкали часу

Тепер потрібно створити основну частину нашого мережевого графіка – шкалу часу. Вона буде набір стовпців, кожен з яких відповідає одному періоду проекту. Найчастіше один період дорівнює одному дню, але трапляються випадки, коли величину періоду обчислюють у тижнях, місяцях, кварталах і навіть роках.

У прикладі використовуємо варіант, коли один період дорівнює одному дню. Зробимо шкалу часу на 30 днів.

Етап 3: заповнення даними

Етап 4: Умовне форматування

На наступному етапі роботи з мережевим графіком ми маємо залити кольором ті осередки сітки, які відповідають проміжку періоду виконання конкретного заходу. Зробити це можна буде за допомогою умовного форматування.

У цьому створення мережного графіка вважатимуться закінченим.

У процесі роботи ми створили мережевий графік. Це не єдиний варіант подібної таблиці, який можна створити в Екселі, але основні засади виконання цього завдання залишаються незмінними. Тому за бажання кожен користувач може удосконалити таблицю, подану у прикладі, під свої конкретні потреби.

План справ на тиждень та місяць для комп'ютера- щоб завантажити планувальник план справ на тиждень і місяць, клікніть по картинці

Планування роботи на тиждень та місяць план справ- щоб скачати планувальник завдань тижня та місяця, клікніть по картинці вище

План справ на тиждень і місяць - шаблон файл планувальник завдань тижня та місяця

План справ на тиждень та місяцьу цьому файлі ексель вести просто та зручно.

У файлі шаблону план роботи і справ на тиждень і місяць є нагадували за найважливішими моментами в плануванні, відредагуйте їх під ваші потреби.

Діаграма Ганта, яка сама собою малюється із зазначених вами завдань - зафарбованих осередків екселевської таблиці у вашому плані справ на тиждень і місяць, наочно показує які з проектів та завдань у вас запаралелені та їх треба робити одночасно саме сьогодні чи наступного тижня, а які з справ потрібно зробити на початок інших завдань.

План роботи та справ на тиждень та місяцьв Excel файл планувальник задач розділено на різні проекти зі списком справ для кожного проекту. Ці проекти можуть відноситися як до планування робочого дня та робочих проектів, а так само завдань з навчання, побутових справ, відпочинку та розваг.

Різні проекти зі своїми списками справ на тиждень і місяць можна виділяти різними кольорами для наочності (якщо вам яскраві кольори не подобаються, просто зафарбуйте будь-який інший спокійніший колір).

Щоб вам було зручніше виписувати завдання на завтра в блокнот план справ на день, наведіть мишку на завтрашню дату (перший рядок з датами - верх таблиці файлу планування роботи на тиждень план справ на тиждень та місяць) і наступите лівою кнопкою миші, справи завтрашнього дня виділяться активною областю стовпця.

Якщо потрібно подивитися, коли потрібно буде зробити те чи інше завдання, наведіть мишку на комірку з номером завдання (ліворуч край області ексель планування роботи на тиждень та місяць). Настаньте лівою кнопкою мишки, виділиться необхідне завдання і вся область за датами цього завдання.

Важливим моментом у підтримці високої працездатності протягом дня є перерви. У кожній годині витрачайте 25 хвилин на завдання, потім 20 секунд дивіться у вікно на далекий об'єкт (очі відпочивають) і потім 5 хвилин на перерву, в цьому режимі ваша працездатність буде вищою, ніж якби ви сиділи за комп'ютером кілька годин поспіль. Під час перерви лише фізична рухова активність допоможе вам відновити ваші сили. Задзвенів таймер (посилання на таймер у файлі) - встали з-за столу, подивилися у вікно, потягнулися, пройшлися офісом або сходами вниз-вгору, відновили м'язовий тонус, можна продовжити роботу за комп'ютером (посилання на таймер є у файлі планувальника тижня натисніть на картинці планувальника тижня вгорі сторінки, а тут докладніше навіщо потрібен таймер для комп'ютера в тайм менеджменті і що він дає особисто вам).

Різні кольори осередків показують вам - чи ви запланували завдання, чи вже зробили її, чи у вас завтра важлива зустріч, чи ви перенесли чи скасували завдання.

У файлі, що скачується, є посилання на один з безкоштовних таймерів, які встановлюються на комп'ютер. Скористайтеся цим чи будь-яким іншим, їх в інтернеті дуже багато. Таймер на комп'ютер може бути таким, посилання на софт та опис у файлі планування тижня та місяця.

Планування роботи на тиждень та місяць - важливі моменти у складанні плану справ на тиждень:

План справ на основі тижня – це гнучке планування, можна і потрібно коригувати-переносити завдання в рамках одного тижня, це не завдає шкоди плану та очікуваним результатам у горизонті планування тиждень та місяць. Тиждень є ключовим елементом у плануванні вашого часу.

Склади план наступного дня напередодні увечері
Складати план наступного дня напередодні увечері – ключовий момент в організації часу. Вранці не треба думати, що робити все розписано, відключи голову, просто роби. Якщо немає чіткого плану вранці - зазвичай через думку що робити вранці весь день зім'ятий і нічого не зроблено.

Запишіть план на завтра на аркуш паперу
Виписувати завдання ввечері наступного дня на аркуш паперу дуже бажано, це ваш підписаний контракт із самим собою, ваша матеріальна обіцянка самому собі, та й потім – викреслювати зроблені справи з блокнота-планувальника дня дуже приємно.

Використовуйте таймер
Таймер на комп'ютері допомагає відтягнути себе від монітора, перерватися та відновити високу працездатність. Без таймера в реальному житті відірватися від монітора не дозволить постійний величезний потік інформації: дзвінки, пошта, справи, які ви робите прямо зараз.

У ваш план роботи на тиждень обов'язково додайте жаб. Починайте день із "жаби"
Жаба це справа, яка з якихось причин вам робити не хочеться. Щодня знаходите цю жертву-жабу і пришпилюйте її з самого ранку. Через якусь кількість днів ви зрозумієте, що у вас катастрофічно закінчуються жаби, тому не треба в один день їх усіх одразу пришпилювати, заощаджуйте, завтра теж потрібна буде жертва.

При складанні плану роботи на тиждень пам'ятайте також і про слонів. Великого слона їжте по шматочках
Здоров'яного слона за раз з'їсти не можна, бо він дуже великий. Їжте його шматочками. Тобто. велику справу розділіть на маленькі шматочки і починайте це з будь-якого шматочка. Розмір самого шматочка (тобто елементарного маленького завдання) здорового слона (тобто великого завдання-проекту) визначаєте Ви самі, залежно від ваших можливостей на даний момент часу. Розмір цього шматочка повинен наближати вас до результату.

План на день має бути реальним
Плануйте на день та робіть рівно стільки, скільки можете зробити за день і не більше. Абсолютно не має значення, яка гора справ у вас лежить на столі. Життя одне, робота це марафон на довгу дистанцію, завтра вам теж знадобляться здоров'я і сили.

Зарезервуйте час під завдання
Складаючи плани на тиждень і плани на день зарезервуйте час для ємних завдань, тривалістю від 1 години. Наприклад: зустріч із клієнтом – 3 години, підготовка комерційної пропозиції – 1,5 години, читати книгу – 1 годину, тренування – 1 годину, і т.д. Тоді ваші плани на день і на тиждень будуть реально здійсненними, адже в добу обмежена кількість годин.

Використовуй кайроси
Дрібні завдання, які можна зробити будь-якого дня тижня, розкидайте по днях тижня з урахуванням Кайроса (Кайрос - це сприятливий момент для виконання справи) і поєднуйте їх один з одним.
Приклад: треба сплатити за телефон, ЖКГ, з'їздити купити продуктів, зайти в концтовари купити фломастери.
Всі ці відносини при плануванні тижня (у файлі Планувальник робочого тижня) ставте в один день і зробіть все "по дорозі в магазин" це сприятливий момент тобто. як то кажуть "між справою". Таким чином у вас економиться час, ви це все зробите "за раз").
Виписуючи справи на завтра в блокнот-планувальник дня, просто з'єднайте всі ці справи лінією або намалюйте зірочки навпроти кожного з них, щоб вам було зрозуміло, що вони всі "заодно".

Робіть тільки, що потрібно, а решта – ні
Робіть лише те, що веде вас до результату, решта немає. Правило Парето свідчить: 80% результату дає виконання лише 20% справ, тобто щоб досягти мети 100%-го результату треба зробити відсотків 30-35 (ключові зокрема для перемоги) з того, що "приписано" деякими загальними правилами, при цьому не знижуючи якості результату, своїх інтересів та безпеки.
Тому робіть тільки те, що й справді веде вас до наміченого результату, а решту справ і завдань А) делегуйте іншим або Б) застосовуйте

Лабораторна робота. Календарні графіки в Excel (діаграма Ганта)

Мета роботи:Здобути базові навички побудови діаграми Ганта.

Діаграма Ганта (англ. Gantt chart, також стрічкова діаграма, графік Ганта) - це популярний тип стовпчастих діаграм (гістограм), який використовується для ілюстрації плану, графіка робіт з якогось проекту. Є одним із методів планування проектів. Використовується в програмах управління проектами.

Спосіб 1

За допомогою умовного форматування ми можемо змусити Excel заливати комірку будь-яким вибраним кольором, якщо вона за датою потрапляє між початком та кінцем етапу. Найпростіше для цього використовувати логічну функцію І, яка в даному випадку перевіряє обов'язкове виконання обох умов (5 січня пізніше, ніж 4 і раніше, ніж 8):

Заповнимо таблицю з вихідними даними.

У стовпці D розрахуємо дату закінчення етапу за формулою = В3+С3-1. Скопіюйте отримані значення.

Далі створимо заготівлю календарного плану, при цьому дані про стовпці (1 січня, 2 січня і т.д.) повинні мати формат Дата. Зверніть увагу, що рік має бути встановлений 2005, інакше автоматично буде встановлений рік 2015.

Застосуємо умовне форматування. Для цього виділимо комірку Е3, відкриємо вкладку Головна та оберемо команду Умовне форматування/створити правило. У списку вибрати останню команду, ввести формулу і вибрати колір. Потім скопіювати отриману формулу.

Спосіб 2

Отже, маємо таблицю з перерахуванням етапів проекту, датами початку та кінця та тривалостями кожного етапу:

Завдання – побудувати календарну діаграму за допомогою стандартних інструментів, як на малюнку:

Опис кроків:

Виділимо вихідні дані для діаграми – діапазон А1: С13та виберемо в меню Вставка - Діаграма , тип - Лінійчастаз накопиченням (зверніть увагу, що осередок А1 необхідно зробити порожнім – прибрати звідти текст):

Другий необхідний крок – це приховування першого ряду. Для цього робимо його невидимим. Клацаємо на синіх даних, правою кнопкою миші Формат ряду даних/Заливка/Немає заливання. ПотімПерейти до розділу Колір кордонуі перейти з « Автовибір» на « Немає ліній». Вікно можна закрити.

Виділити горизонтальну вісь, натиснути правою клавішею миші та вибрати пункт меню Формат осі. Під горизонтальною віссю слід розуміти перелік дат.

Потім виділяємо вертикальну вісь та вибираємо команду «Формат осі». У параметрах осі вибираємо Зворотний порядок категорій, а в розділі «Горизонтальна вісь перетинає» ставимо галочку – у макісмальній категорії.

Додамо лінію сітки на вкладці Макет.

Зауважте, що діаграма починається не з першої дати. Для цього виділіть стовпець і встановіть формат комірок - загальний. Подивіться на перше та останнє значення.

Спосіб 3

Завдання - наочно показати всю хронологію робіт із проекту, розташувавши ключові моменти проекту (віхи, milestones) на осі часу.

Теоретично управління проектами подібний графік зазвичай називають календарем чи тимчасової шкалою проекту (project timeline), стрічка часу".

Крок 1. Вихідні дані

Для побудови потрібно оформити вихідну інформацію з віх проекту у вигляді наступної таблиці:

Зверніть увагу на два додаткові службові стовпці:

Лінія- Стовпець з однаковою константою близько нуля по всіх осередках. Дасть на графіку горизонтальну лінію, паралельну осі Х, де буде видно вузли - точки проекту.

Виноски- невидимі стовпці для підняття підписів до віх на задану (різну) величину, щоб підписи не накладалися. Значення 1,2,3 і т.д. задають рівень підняття підписів над віссю часу та вибираються довільно.

Крок 2. Будуємо основу

Тепер виділяємо в таблиці все, крім першого стовпця (тобто діапазон B1: D13 у нашому прикладі) і будуємо звичайний плоский графік з маркерами на вкладці Вставка - Графік - Графік з маркерами(Insert - Chart - Line with markers):

Забираємо лінії сітки, вертикальну та горизонтальну шкали та легенду. Зробити це можна вручну (виділення мишею та клавіша Delete) або відключивши непотрібні елементи на вкладці Макет / сітка (горизонтальні та вертикальні лінії поставити ні). У результаті має вийти таке:

Тепер виділіть ряд Виноски(тобто ламану помаранчеву лінію) та на вкладці Макетвиберіть команду Лінії - Лінії проекції(Layout - Lines - Projection Lines):

З кожної точки верхнього графіка буде опущений перпендикуляр на нижній. У новому Excel 2013 ця опція знаходиться на вкладці Конструктор - Додати елемент діаграми(Design - Add Chart Element).

Крок 3. Додаємо назви етапів

В Excel 2013 потрібно виділити ряд даних (помаранчевий) і на вкладці Конструкторвибрати Додати елемент діаграми - Підписи - Додаткові параметри(Design - Add Chart Element - Data Labels), а потім у панелі, що з'явилася справа, встановити прапорець Значення з осередків(Values ​​from cells)та виділити діапазон A2:A13:

У версіях Excel 2007-2010:

Внесемо останні правки, щоб довести нашу майже готову діаграму до повного і остаточного шедевра:

Виділяємо ряд Виноски(помаранчеву лінію), клацаємо по ній правою кнопкою миші та вибираємо Формат ряду даних(Format Data Series). У вікні, що відкрилося, прибираємо заливку і колір ліній. Помаранчевий графік фактично зникає з діаграми - залишаються тільки підписи. Що й потрібне.

Додаємо підписи-дати до синьої осі часу на вкладці Макет - Підписи даних - Додаткові параметри підписів даних - Імена категорій(Layout - Data Labels - More options - Category names). У цьому ж діалоговому вікні підпису можна розмістити під графіком і розгорнути на 90 градусів за бажанням.

Завдання для самостійної роботи

Побудуйте діаграму Ганта, що ілюструє етапи роботи з вашого проекту.

За способом три побудуйте стрічку часу 7 подій на тему вашого проекту, додайте необхідні малюнки, підписи.

Одним з обов'язкових у деяких випадках документів для ведення певного виду діяльності є графік виробництва робота. Цей документ має деякі особливості.

Упорядкування його пов'язані з переліком певних нюансів. Ситуації, коли наявність цього документа суворо є обов'язковою, відображені у чинному законодавстві.

Аналогічно справи з процесом формування цього типу документа. Він має бути складений відповідно до певних правил.

Базові аспекти

Зразок графіка виконання робіт в Excel можна легко знайти в інтернеті. Але навіть при складанні його на зразок вимагає знання певних законодавчих норм, інших моментів.

Документ цього виду одночасно вирішує кілька поставлених завдань. Саме тому його складання слід поставитися максимально відповідально.

Особливо якщо виконується будівництво великих та небезпечних об'єктів. Документ цього типу може знадобитися під час проведення перевірки підрядної організації, що займається будівництвом.

Тому не варто нехтувати виконанням основних вимог, які пред'являються до складання цього документа.

Лінійний графік виконання робіт складається на підставі теорії та практики технологічних процесів, що відображаються в ньому. Документ формується відповідно до календаря подій.

До обов'язкових до розгляду базових аспектів насамперед необхідно віднести такі основні моменти:

• що це таке?
• призначення документа;
• нормативна база.

Що це таке

Під терміном «графік виконання робіт» мається на увазі спеціальний документ, у якому відображаються певного типу дані:

Для формування цього документа необхідно буде обов'язково отримати деяку достовірну інформацію.

Залежно від типу виконуваних робіт вона може суттєво відрізнятись. Наприклад:

• креслення будівлі, що будується;
• проект організації;
• інформація про час отримання та обсяг будівельних матеріалів;
• Технічні характеристики будівельного обладнання;
• докладні дані про;
• перелік наявних та необхідних інструментів;
• інше.

При складанні плану-графіка необхідно буде обов'язково заздалегідь ознайомитися з повним переліком усіх необхідних даних.

Оскільки якщо буде місце невідповідність графіку можуть виникнути серйозні проблеми. Аж до сплати неустойки організацією, яка здійснює будівельні роботи.

Зазвичай даний момент визначається заздалегідь складеним між працівником та роботодавцем договором.

Призначення документа

Графік будівництва житлового будинку або іншого об'єкта завжди складається з певною метою.

Розглянутий тип документ одночасно дозволяє вирішити такі завдання:

Також цей документ дозволяє здійснити аналіз виконання робіт певного типу. На підставі складеного графіка можна здійснити оптимізацію будівництва об'єктів.

Оскільки документ дає змогу побачити всі можливі слабкі місця розрахунків. Насамперед цей графік потрібен саме замовнику певних будівельних об'єктів.

Так як відповідно до графіка стає можливим притягнення до відповідальності не сумлінного підрядника.

Нормативна база

Сьогодні при складанні розглянутого типу документа необхідно в першу чергу орієнтуватися.

Ця абревіатура розшифровується як «Методичні рекомендації щодо розробки та оформлення проекту організації будівництва та проекту виробничих робіт».

Незважаючи на слово «рекомендації», що фігурує в назві, дотримуватися всіх зазначених у розглянутого типу документа норм обов'язково.

Особливо важливо це за співпраці з різними державними структурами. Наприклад, для виконання всіляких підрядів для Міністерства оборони суворо обов'язково виконання всіх встановлених МДС вимог.

Майже завжди потрібне двостороннє підписання графіка робіт. Розглянуті методичні рекомендації включають такі основні розділи:

• сфери застосування МДС;
• нормативні документи;
• використовувані терміни та визначення;
• загальні положення;
• що включає проект організації будівництва;
• зміст проекту виконання робіт.

У розділ «нормативні документи» включені всі НПД, дію яких необхідно обов'язково враховувати під час складання розглянутого типу графіка.

До зазначеного у цьому розділі переліку включено таке:

1. Містобудівний кодекс РФ.
2. Будівельні правила та норми 01.12.04 р. «Організація будівництва».
3. МДС від 29.12.06 р. «Методичні рекомендації».

Важливо пам'ятати, що зазначений вище графік робіт, що складається, повинен в обов'язковому порядку відповідати всім зазначеним вище нормативно-правовим документам.

В іншому випадку велика ймовірність виникнення конфліктів із замовником або органами, що перевіряють.

Важливо пам'ятати, що окремі категорії будівельних об'єктів обов'язково перевіряються спеціалізованими державними органами.

Особливо важливо приділяти увагу Федеральному закону №116-ФЗ від 21.07.97 р. окремим його статтям:

Складання графіка виробничих робіт обов'язково має здійснюватися відповідно до зазначеного вище переліку нормативно-правових документів.

Наявність різноманітних невідповідностей може спричинити припинення дії певних домовленостей.

Тому, перш ніж розпочати складання графіка, важливо вивчити все законодавчі акти – у межах яких має формуватися графік.

Як скласти графік виконання робіт

Складати документ тиру, що розглядається, необхідно таким чином, щоб уникнути відставання від графіка.

Саме тому слід заздалегідь проаналізувати всі надані на формування даного документа дані.

Перш ніж приступити до складання документа типу, що розглядається, варто ознайомитися з такими основними питаннями:

• з чого краще розпочати;
• термін виконання;
• які необхідні розрахунки;
• програма для складання;
• приклад складання.

З чого краще розпочати

Сама процедура складання графіка здійснюється у певній послідовності. На даний момент до переліку основних дій включаються такі етапи:

• здійснюється аналіз усіх одержаних для здійснення розрахунків даних;
• формується у порядку номенклатура всіх монтажних, і навіть будівельних операцій;
• за кожним окремим типом робіт підраховуються обсяги;
• підбираються оптимальні у разі способи реалізації поставленої задачи;
• підбирається:

1. Метод провадження робіт.
2. Будівельні машини;

• обчислюються трудовитрати, машиногодини;
• визначається технологічна послідовність виконання певних категорій робіт;
• формується порядок змін;
• визначається тривалість виконання певних обсягів роботи;
• обчислюється продуктивність, визначаються корективи;
• складається графік потреби у матеріальних ресурсах.

Термін виконання

Фактично, терміни виконання будівельних робіт можуть бути будь-якими. Основними критеріями, що визначають їх тривалість, є такі фактори:

• сезон роботи;
• домовленості із замовником;
• виконувані технологічні процеси.

Все ж таки вирішальним фактором є саме термін, встановлений замовником. Зазвичай графік складається насамперед із урахуванням цього факту. Решта всіх чинників фактично є вторинними.

За винятком необхідності дотримання певних технологічних процесів. У деяких випадках невиконання будівельних норм може призвести до великих аварій.

Які потрібні розрахунки

Перелік розрахунків, необхідних у цьому випадку, досить великий. Найбільш важливими обчисленнями при складанні документа типу, що розглядається, є наступне:

• тривалість будівництва;
• питома трудомісткість виконання певного обсягу роботи;
• середній виробіток на добу:

1. Працівника.
2. Одиниці техніки;

• рівень автоматизації та механізації основних будівельних робіт;
• вартість виконання робіт, а також організації будівельної площі, доставки техніки та інше.

Особливу увагу варто приділити саме тимчасовій та економічній складовій розрахунку.

Програма для складання

Для складання даного типу документа можна використовувати різне програмне забезпечення.

Сьогодні існує спеціалізоване, що дозволяє з мінімальними витратами часу складати циклограму, сам графік та здійснювати всі необхідні розрахунки.

Але все ж таки оптимальним рішенням буде саме Microsoft Excel. Це програмне рішення є універсальним.

Приклад складання

Безпосередньо сам графік робіт типу, що розглядається, являє собою спеціальну таблицю.

Вона включає наступні основні розділи:

• порядковий номер;
• Найменування робіт;
• дата початку робіт;
• дата закінчення робіт;
• календарний графік виконання робіт

Також у верхній частині документи проставляються підписи виконавця та замовника, а також найменування організацій, що їх підтверджують печатки. Обов'язковою є наявність дати складання.

Нюанси під час будівництва

При складанні розглянутого типу графіка необхідно обов'язково враховувати деякі особливості будівництва:

• графік виконання робіт є частиною проекту при будівництві об'єкта;
• графік повинен складатись на весь обсяг будівельних робіт;
• якщо провадиться будівництво в кілька черг, необхідно обов'язково враховувати цей момент.

Важливо пам'ятати про велику кількість найрізноманітніших нюансів, пов'язаних зі складанням розглянутого типу графіка.

Слід формувати його відповідно до встановлених законодавством нормативів. Це дозволить уникнути проблем із замовником та контролюючими державними органами.

Роздрукувати

Виберіть шаблон діаграми Ганта, від простого плану до управління проектом у будівництві та розробці, і легко додайте елементи, що бракують.

Перетягуйте завдання, виставляйте дати початку та закінчення, тривалості завдань та залежності між ними та кастомізуйте ваш шаблон діаграми Ганта. Як тільки ваш план у форматі графіка Ганта готова, ви можете зберегти його як шаблон діаграми. Продовжуйте планування наступного проекту, використовуючи створений шаблон.

Як вибрати шаблон для керування проектами?

У GanttPRO ви можете вибрати один із 10 шаблонів. Кожен шаблон є безкоштовним і може бути легко адаптований під завдання вашої команди. Вибираючи шаблон для керування проектами, відштовхуйтеся не тільки від назви шаблону, але й структури завдань.

Шаблон діаграми Ганта допоможе вибрати саме ту структуру, яка допоможе ефективно працювати вашій команді. Коли ваші завдання сплановані, ви зможете зберегти діаграму шаблону. Ви і ваші колеги скористаєтеся ним, коли створюватимете новий проект у GanttPRO.

План управління проектом у розробці

Даний шаблон проекту є основою організації завдань та управління проектами у сфері IT. Використовуючи цей шаблон, може розпочати планування з оцінки часу та завдань та продовжити з визначенням архітектури та розробкою. та можуть бути змінені на будь-якій стадії.

План управління проектом у будівництві

Для менеджерів у будівництві, які працюють над кількома напрямками одночасно, у GanttPRO передбачено . У плані ви можете знайти стадії від укладання контрактів до отримання дозволів та будівництва.

План управління проектом у дизайні

Базовий шаблон дозволяє управляти завданнями і виставляти тривалості для таких процесів, як розробка, малювання, узгодження і т.д.. Ви можете легко змінити діаграму під потреби вашої команди.

Календарний план проекту

Шаблон графіка роботи на діаграмі Ганта – перший щабель для розробки та управління планом проекту. Ви можете легко діаграми Ганти для будь-яких завдань.

Ваша діаграма Ганта в Excel або MS Project буде доступна в GanttPRO

Наша - альтернатива Microsoft Excel та Microsoft Project. Якщо в GanttPRO ви не можете вибрати шаблон для старту, але ви знайшли відповідний шаблон діаграми ганта в Excel просто імпортуйте його в нашу систему.

На відміну від діаграми Ганта в Excel або MS Project, у GanttPRO ви можете працювати з колегами разом, коментувати завдання та прикріплювати файли. Всі ваші графіки будуть зберігатися у хмарі та будуть доступні у будь-який час для всіх ваших співробітників.

Клієнти розповідають про нашу систему управління проектами

Наскільки потужним може бути інструмент управління проектами!У GanttPRO зручно створювати графік Ганта онлайн, працювати з командою та дуже просто. Коли ми починали, я зв'язався зі спеціалістом підтримки клієнтів у чаті та отримав персональну демонстрацію всіх функцій програми. Чудова програма для менеджерів проектів та керівників!Дуже рекомендую!

Працювати з GanttPRO – задоволення. Drag and drop, залежності між завданнями, відстеження прогресу та приємний UI здорово полегшують рутинне планування проектів.Програма допомагає як в управлінні проектами, так і співробітниками. У той же час воно залишається інтуїтивно зрозумілим, всі функції на увазі. Одна з улюблених особливостей – можливість експорту до популярних форматів. І повідомлення! Рекомендую.

В управлінні проектами дуже важливо мати інструмент, який спрощує моніторинг виконання завдань у термін. Діаграма Ганта не раз допомагала мені заощадити час та зусилляна цьому етапі роботи з проектами.

Автоматизуйте свою роботу!