أنواع جداول التوظيف لبيانات الموظفين. جدول التوظيف: ما هو وكيفية وضعه

صاحب العمل هو منظمة أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو فرد مسجل كرجل أعمال فردي أبرم اتفاقية مع موظف: قانون العمل أو القانون المدني. يجب على كل موظف عند التقدم لوظيفة أن يتعرف على جدول التوظيف.، جمعت في الكتابة، والتوقيع.

مرجع.لا ينص تشريع العمل على الالتزام المباشر لمنظمة أو رجل أعمال فردي بوضع جدول للموظفين. يعد اعتماد وثيقة محلية حق لصاحب العمل وفقًا للجزء الأول من المادة 22 من قانون العمل في الاتحاد الروسي.

في ملاحظة.في كثير من الأحيان ليست هناك حاجة لتطوير نموذج توظيف فردي، لأن نموذج T-3 الموحد يحتوي بإيجاز على جميع المعلومات اللازمة حول موظفي المنظمة أو رجل الأعمال الفردي.

يجب عليك تعيين رقم وتاريخ لهذا المستند، بالإضافة إلى الإشارة إلى تاريخ انتهاء الصلاحية.

ليس من الضروري وضع ختم على جدول التوظيف.

اقرأ عن الموافقة على جدول التوظيف لهذا العام، وستجد نموذج ووصف الوثيقة.

تحرير مستند

ومن الناحية العملية، يخضع جدول التوظيف للتغيير في ظل الظروف التالية:

يستلزم جدول التوظيف الجديد أو تغييره إنشاء أمر للنشاط الرئيسي، والتي تمت الموافقة عليها بشكل مشابه لتلك التي تم إنشاؤها في البداية.

إذا تم إدخال نظام وقت عمل مخفض لشخص معين، فمن الضروري بشكل فردي تقليل عدد الساعات في اليوم أو لكل وردية عمل التي يجب على الشخص أن يعملها، أو إدخال أسبوع عمل بدوام جزئي، أو تطبيق كلا الطريقتين.

يمكن تحديد طريقة العمل هذه بناءً على قرار صاحب العمل أو طلب الموظف أو باتفاق الطرفين.

يحق للموظف التعبير عن رغبته في تقليل ساعات العمل، والتي قد تكون بسبب ظروف شخصية أو عائلية لا يستطيع فيها العمل وفقًا للجدول الزمني المعتمد مسبقًا. للقيام بذلك، يُنصح بكتابة بيان شخصي، وقبول الطلب والموافقة عليه، وإبرام اتفاقية إضافية لعقد العمل، لذلك من الضروري تغيير جدول التوظيف.

مدة الصلاحية

نظرًا لأن الوثيقة هي وثيقة إدارة قياسية، فإن فترة تخزينها، كما حددتها وكالة الأرشيف الفيدرالية، هي ثلاث سنوات بعد أن تفقد صلاحيتها.

هكذا، لا يعكس جدول التوظيف التوفر الفعلي للعمال فحسب، بل يعكس أيضًا الحاجة إليهم، يجعل من الممكن النظر إلى المستقبل وإجراء التعديلات المناسبة والحصول دائمًا على الهيكل الأمثل في مؤسستك.

فيديو مفيد

ستتعلم من الفيديو كيفية عمل جدول التوظيف (نموذج T-3). القواعد والتوصيات:

لم تجد الإجابة على سؤالك؟ اكتشف، كيفية حل مشكلتك بالضبط - اتصل الآن:

جدول التوظيف هو وثيقة تسجل عدد موظفي المنظمة مع توزيع الوحدات حسب الوظيفة والأقسام الهيكلية. يتضمن المحتوى القياسي لهذه الوثيقة أيضًا معلومات حول الرواتب الرسمية والمكافآت وصندوق الأجور الشهرية في المؤسسة.

يعمل الجدول الزمني على تبسيط هيكل الموظفين في الشركة، ويساعد في تخطيط تكاليف العمالة، وتنظيم عمل خدمة الموظفين. إذا لزم الأمر، فهو بمثابة دليل على مشروعية رفض العمل (السبب هو عدم وجود أسعار مجانية). ولكن في كثير من الأحيان يتم استخدامه لتبرير مشروعية الفصل بسبب انخفاض الأعداد أو مستويات التوظيف. في حالة وجود مطالبات من الموظفين الزائدين عن الحاجة، يمكن للمنظمة حماية مصالحها من خلال تقديم قائمة الموظفين إلى المحكمة ومفتشية العمل. وبناء على هذه الوثيقة يؤكد صاحب العمل استحالة تزويد الموظف المفصول بوظيفة أخرى.

إجراءات تشكيل جدول التوظيف

تقوم دائرة إحصاءات الدولة الفيدرالية في الاتحاد الروسي بتوجيه الشركات من جميع أشكال الملكية إلى تطوير وقبول جدول التوظيف لسجلات الموظفين (القرار رقم 1 المؤرخ 15 يناير 2004). في تطوير وتحديث الهيكل الوظيفي. إذا لزم الأمر، يمكن للمدير تعيين هذه المسؤولية لضابط شؤون الموظفين أو المحاسب، وكذلك القيام بهذا العمل بنفسه (حسب الطلب).

عادة، يتم إعداد جدول التوظيف لمدة عام مقدما، ومن لحظة الموافقة عليه بأمر من المدير، يصبح قانونا تنظيميا محليا، على أساسه يتم بناء إدارة سجلات الموظفين في المؤسسة. يجب أن يتم تسجيل الموظفين الجدد والانتقالات الداخلية وفقاً للوحدات المتوفرة لدى الموظفين. وبالتالي يجب إدخال أسماء الوظائف والوحدات الهيكلية في عقد العمل وأمر التوظيف كما هي مسجلة في جدول التوظيف.

يُسمح بإجراء تعديلات على "الموظفين" حسب الحاجة. إذا كانت مهمة، فقد تقرر الإدارة إنشاء جدول زمني جديد. في حالة التغييرات الطفيفة، وكذلك في حالة عدم وجودها، ليست هناك حاجة لإعادة الموافقة على الوثيقة في بداية السنة الميلادية التالية.

كيفية إعداد جدول التوظيف

لإضفاء الطابع الرسمي على هيكل الموظفين، يتم توفير نموذج T-3 موحد معتمد من قبل Roskomstat (يمكنك تنزيل نموذج التوظيف). يحق للمؤسسة تطوير شكلها الخاص، ولكن يجب أن يحتوي على الحقول المطلوبة:

• اسم الأقسام الهيكلية.
• قائمة الوظائف في كل قسم؛
• عدد الوحدات المفتوحة في الولاية في كل تخصص؛
• الرواتب الرسمية؛
• مكملات الرواتب؛
• العدد الإجمالي لوحدات الموظفين؛
• مبلغ الراتب لهذا الشهر.

الوثيقة مؤرخة مرتين: تاريخ الإعداد والموافقة (قد يتطابقان). يشار أيضًا إلى فترة صلاحية جدول التوظيف، على سبيل المثال، من 1 يناير 2015 إلى 31 ديسمبر 2015، على الرغم من أنه ليس من الضروري تحديد تاريخ انتهاء.

دعونا نفكر في الإجراء الخاص بإعداد جدول التوظيف:

1. اسم الشركة وفقا لوثائق التسجيل.
2. عنوان الوثيقة وتاريخ إنشائها وتوقيعها.
3. العمود رقم 1 – أسماء الأقسام. يمكن للشركات الخاصة إدخال قائمة وأسماء الأقسام الهيكلية حسب تقديرها. يجب أن تسترشد الشركات والمؤسسات الحكومية ذات ظروف العمل الخاصة بالصناعة والوثائق التنظيمية لعموم روسيا - المصنفات والكتب المرجعية. ويرجع هذا الشرط إلى توفر المزايا والضمانات لفئات معينة من العمال. تتم كتابة الأسماء في نموذج T-3 في الحالة الاسمية.
4. العمود رقم 2 هو رمز القسم المخصص لكل قسم لتسهيل إنشاء تسلسل هرمي واستخدام التسميات الرقمية في المستندات.
5. العمود رقم 3 – المنصب (المهنة، الرتبة) – بناءً على تصنيف الدولة OKPDTR. يتم سرد المناصب بترتيب تنازلي (من الأعلى إلى الأسفل).
6. العمود رقم 4 - يتم تحديد عدد وظائف الموظفين المتوفرة لكل وظيفة بناءً على احتياجات المنظمة. ويمكن الإشارة إلى المعدلات الجزئية (0.5؛ 0.75).
7. العمود رقم 5 - الراتب أو معدل التعريفة المحدد لمنصب معين، بالروبل. يجوز الإشارة ليس إلى مبلغ محدد، بل إلى نطاق الراتب للتمييز بين أجور العمال الذين يشغلون نفس الوظيفة، ولكن لديهم مؤهلات مختلفة.
8. تُستخدم الأعمدة من 6 إلى 8 للإشارة إلى بدلات الرواتب بالروبل.
9. العمود رقم 9 – إجمالي الراتب الشهري للوظيفة.
10. في العمود رقم 10، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بتوفر الوظائف الشاغرة كملاحظة.

إذا كانت الشركة لا تستخدم أنظمة الرواتب على أساس الرواتب، فسيتم إدخال الوحدات المستخدمة لحساب المدفوعات، على سبيل المثال، الفائدة، في أعمدة "المال".

يمكن إجراء إضافات (حقول إضافية) إلى نموذج التوظيف، ولكن لا يمكن تقصير الأعمدة الإلزامية في النموذج الموحد: ببساطة لا يتم ملء الأعمدة التي لم تتم المطالبة بها.

يمكن أن يتكون "الموظفون" من عدة أوراق. في هذه الحالة، يتم تدبيس المستند، ويتم ترقيم الأوراق، ويتم إصدار نقش شهادة مع توقيع المدير وختمه على الجانب الخلفي من التدبيس. لا حاجة لختم المنظمة على النموذج نفسه، ويتم لصق توقيعات المدير وكبير المحاسبين ورؤساء الأقسام على الورقة الأخيرة في الحقل المخصص لذلك. إذا لزم الأمر، يمكن للأشخاص المسؤولين التوقيع على كل صفحة، ثم يجب استكمال كل منهم بالسطر المقابل.

يمكنك إعداد جدول التوظيف بناءً على العينة المقدمة على موقعنا.

إجراء تغييرات على جدول التوظيف

حسب الضرورة، يمكن إجراء تغييرات مختلفة على هيكل الشركة: فتح الأقسام وإلغائها، وإدخال وظائف جديدة، وزيادة الرواتب، وما إلى ذلك. يجب تسجيل كل هذه التغييرات في جدول التوظيف الخاص بالمنظمة. يمكنك القيام بذلك بطريقتين:

1. تشكيل والموافقة على "هيئة الأركان" الجديدة.
2. إنشاء أمر لتعديل الوثيقة.

وفي الحالة الثانية يجب أن يتضمن الأمر سبب التعديل:

• إعادة تنظيم الشركة؛
• تحسين هيكل الموظفين.
• توسيع أو خفض الإنتاج؛
• التغييرات في التشريعات، الخ.

يتبع التغيير في جدول التوظيف إدخال إدخالات جديدة في وثائق الموظفين: كتب عمل الموظف، والبطاقات الشخصية (بموافقة كتابية من الموظفين).

في بعض الحالات، من الضروري التوقيع على اتفاقية إضافية لعقد العمل، على سبيل المثال، عند تغيير جزء الراتب من الراتب. يتم إخطار الموظفين بهذه الأحداث قبل شهرين، ويتم إبلاغ الموظفين بالتغييرات الأخرى في جدول التوظيف عند موافقتهم.

ترتيب التوظيف

بالنسبة لإدارة شؤون الموظفين التشغيلية، لدى العديد من المؤسسات، وخاصة الكبيرة، وثيقة متداولة تسمى "التوظيف". هذا هو نفس جدول التوظيف، ولكنه تم إعداده بشكل حر ويحتوي على البيانات اللازمة لصاحب العمل لتسهيل عمل الموظفين، على سبيل المثال:

• أسماء الموظفين الذين يشغلون مناصب محددة؛
• الرواتب والبدلات لكل موظف (يمكن تحديد نطاق الراتب في جدول التوظيف، ويتم تحديد ذلك في التفصيل)؛
• أعداد الموظفين
• خبرة في العمل؛
• معلومات مهمة عن الموظفين؛
• توافر الأسعار المجانية وأي معلومات أخرى ضرورية لخدمة الموظفين.

تختلف قائمة التوظيف عن الجدول الزمني في ديناميكية محتواها: يتم إجراء تغييرات عليها في الوضع الحالي، دون أوامر أو موافقة من المدير.

يعد جدول التوظيف أحد المستندات الرئيسية المصممة لحل مشكلات الموظفين في المؤسسة. ويحدد الوظائف الشاغرة وعددها، ونسبة التعرفة لتخصص معين، والبدلات الممكنة. فقط بمساعدة هذه الورقة يمكن لمالك أو مدير المؤسسة الدخول في عقود عمل أو تسريح الموظفين.

لماذا تحتاج إلى وثيقة التوظيف؟

يعد إعداد هذه الوثيقة إلزاميا، لأنه يحمي الموظفين من الفصل غير المبرر (انظر أيضا -)، ويضمن الدفع الصحيح. بالإضافة إلى ذلك، بدون جدول زمني، من المستحيل إجراء التخفيضات وفقا للفن. 81 من قانون العمل في الاتحاد الروسي وتوظيف المتخصصين والعمال.

وبناء على هذه الوثيقة تتخذ الإدارة القرارات التالية:

• التوقيع على طلب الوظيفة؛
• عزل الموظف من الوظيفة؛
• مبالغ مدفوعات الأجور.
• تحديد معدل التعريفة لموظف معين.

واسترشاداً بنفس الوثيقة، يقوم قسم الموارد البشرية بما يلي:

• يختار القوى العاملة اللازمة؛
• يقوم بإعداد الوثائق اللازمة في مجال شؤون الموظفين؛
• يحلل التكوين النوعي للموظفين.
• يقدم مقترحات لإعادة تنظيم الموظفين؛
• يقوم بإعداد الوثائق اللازمة.

يعتبر نقص الموظفين انتهاكًا لقانون العمل ويعاقب عليه بالغرامات

قد تكون هناك حاجة إلى مقتطفات من وثيقة الموظفين من قبل دائرة الضرائب، ومفتشية العمل، والصناديق المختلفة - المعاشات التقاعدية والتأمين الاجتماعي، وحتى مركز التوظيف.

من يقوم بالتجميع؟

قد يتم تعيين مسؤولية التجميع إلى أقسام مختلفة اعتمادًا على هيكل المؤسسة. لذلك يمكن تأليفها:

• متخصصون من قسم الموارد البشرية؛
• محاسب أو كبير المحاسبين؛
• خبير اقتصادي؛
• رئيس المؤسسة.

وثائق للجدولة

عند وضع الجدول الزمني، من الضروري الاعتماد على عدد من الوثائق التنظيمية، والتي تشمل:

• مصنفات المهن؛
• قانون العمل في الاتحاد الروسي؛
• جدول التعريفة المعتمد من قبل الدولة.

بالإضافة إلى ذلك، عند إعداد الورقة، يوصى باتخاذ نموذج التوثيق رقم T-3 كأساس. صحيح أن هذا الشكل من إصلاح الجدول الزمني ليس إلزاميًا للاستخدام ويعمل كقالب أو مثال يمكن على أساسه لكل مؤسسة إنشاء نموذجها الخاص لتطوير الجدول الزمني. ومن الجدير بالذكر أن النموذج يحتوي على التفاصيل الأساسية للتعبئة.

يتم تجميع الوثيقة الخاصة بعدد العمال ورواتبهم بشكل مستقل من قبل المؤسسة وتعكس جميع المعلومات المتعلقة بالموظفين، باستثناء العاملين لحسابهم الخاص.

إذا كان النموذج المحدد لا يناسب إدارة المؤسسة، فيمكن دائمًا تكييفه مع متطلبات المنظمة.

ما هو ملحوظ في الوثيقة؟

يحتوي جدول التوظيف على المعلومات التالية:

• معلومات حول تكوين موظفي المنظمة وراتب كل موظف؛
• هيكل المؤسسة - الإدارات والفروع والأقسام الفرعية الأخرى؛
• الوظائف وفق تصنيفات خاصة بما في ذلك الوظائف الشاغرة وأماكن ذوي الإعاقة. يتم تسجيل الوظيفة المحددة في الوثيقة في دفتر العمل عند التعيين؛
• حجم الوحدات الوظيفية لكل وظيفة شاغرة. في حالة وجود وظيفة شاغرة تنطوي على عمل بدوام جزئي، يتم تسجيل القيمة 0.5 أو 0.75 في السطر المقابل؛
• الراتب لكل منصب. عند ملء هذا السطر، يجب أن تتذكر الحد الأدنى للأجور. بمساعدة هذه الوثيقة، يتم تسجيل المدفوعات الإضافية - بالنسبة المئوية أو النقدية. غالبًا ما يتم تقديم هذه المكافآت مقابل مدة الخدمة، ومدة الخدمة، وظروف العمل الصعبة أو الخطيرة، وهيبة المؤسسة.

عند وضع جداول للوظائف المتطابقة بمستويات مختلفة من الأجور، يتم تحديد المهنة والمؤهلات ومعدل التعريفة لكل وحدة.

يعتمد عدد المتخصصين المطلوبين على هيكل المؤسسة والمعايير المحددة مسبقًا للموظفين والخدمة. وهذا يأخذ في الاعتبار حجم العمل في المؤسسة.

نقدم مثالاً على هيكل التوظيف حسب النموذج رقم T-3.

تتم الإشارة إلى البيانات التالية في رأس جدول التوظيف أو في صفحة العنوان:

• اسم المنظمة - الاسم الكامل للمؤسسة، إذا كانت هناك نسخة مختصرة، فيتم الإشارة إليه بين قوسين مباشرة بعد الاسم الكامل؛
• رمز أوكبو - رقم تعريف المنشأة. يمكنك العثور عليه باستخدام "مصنف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات". اقرأ المزيد عن كود OKPO؛
• رقم المستند - يتم تعيين رقم تسلسلي للجدول؛
• تاريخ إعداد - الإشارة إلى اليوم والشهر والسنة التي تم فيها إعداد الوثيقة؛
• موافقة . يتطلب هذا السطر أيضًا مساحة لرقم الطلب وتاريخه. يتم ملؤها بعد الموافقة على الجدول الزمني؛
• لمدة - يشير هذا السطر إلى تاريخ نفاذ الجدول وتاريخ انتهاء صلاحيته؛
• الموظفون (الوحدات) - إجمالي عدد الوظائف المعروضة في الوثيقة.

الجزء الرئيسي من الوثيقة هو جدول ينص على:

• اسم القسم – الإدارات والفروع والمكاتب التمثيلية. عادة ما تأتي الأقسام الإدارية أولاً، ثم الأقسام والورش؛
• كود قسم - الرقم في الهيكل التنظيمي. في المؤسسات الصغيرة قد لا يتم ملؤها؛
• منصب ومؤهلات الموظف . لملء هذا العمود، يمكنك استخدام مصنفات المهن OK 016-94، ومصنف المهن OK 010-93، وأدلة التصنيف الأخرى؛
• عدد وحدات الموظفين ;
• معدل التعريفة، الراتب ;
• البدلات - يتم تحديدها بموجب القانون وصاحب العمل نفسه. مبلغ ثابت أو نسبة مئوية؛
• المجموع – يتم توضيح مقدار الراتب مع كافة البدلات. علاوة على ذلك، إذا تمت الإشارة إلى جميع المدفوعات بالروبل، فسيتم حساب المبلغ الإجمالي. وبخلاف ذلك، يتم وضع شرطة، والإشارة إلى الملاحظات، وإدراج لوائح البدلات؛
• ملحوظات – إضافة معلومات وشروحات إضافية.

بناءً على البيانات المدخلة الخاصة بالرواتب والعلاوات وعدد الوحدات الوظيفية، يتم حساب موازنة الرواتب في المنظمة. يشار إلى هذا المبلغ في جدول التوظيف. أدناه، بموجب الجدول الزمني النهائي، يلزم توقيع رؤساء المؤسسة وإدارة شؤون الموظفين وإدارة المحاسبة. الوثيقة النهائية غير مختومة.

يمكن استخدام هذا الهيكل عند إعداد جدول التوظيف لأي مؤسسة.

فترات الموافقة والصلاحية

في كثير من الأحيان يتم إنشاء جدول جديد في بداية العام. تتم الموافقة على المستند النهائي من قبل المدير باستخدام أمر. بعد ذلك، يتم إدخال رقم وتاريخ الطلب في سطر "الموافقة" في المستند النهائي.

نظرا لحقيقة أن التوظيف يرتبط مباشرة بالأجور، فمن الأفضل تقديم خيار جديد في بداية الشهر.

يتم نشر الوثيقة النهائية في ثلاث نسخ. أحدهما مع رئيس المؤسسة والثاني في قسم شؤون الموظفين والثالث في قسم المحاسبة.

يتلقى رؤساء الوحدات الهيكلية مقتطفات من جدول التوظيف.

فترة صلاحية الوثيقة ليست موحدة بشكل صارم. غالبًا ما يتم إعداد الجدول لمدة عام، ولكن في بعض الحالات قد يكون صالحًا لعدة سنوات أو يتغير بعد شهرين بسبب إعادة تنظيم المؤسسة. عادةً ما تحدد إدارة المؤسسة نفسها فترة صلاحية الجدول وتشير إليها في المستند نفسه.

تصحيح الوثيقة

في بعض الحالات قد تكون هناك حاجة إلى مستند صالح. بعض الأسباب الأكثر شيوعًا هي:

• ظهور مواقف جديدة؛
• تعديل الراتب؛
• التغييرات في قائمة الوظائف الشاغرة والوظائف بدوام جزئي؛
• تخفيضات الوظائف؛
• إعادة تسمية الأقسام الفرعية والمناصب.

هناك طريقتان لتغيير المستند الحالي:

1. إنشاء جدول زمني جديد.
2. إصدار مرسوم بشأن إجراء تغييرات على وثيقة معدة بالفعل.

مطلوب من الإدارة إخطار الموظفين بالتغييرات التي تنطوي على تدهور ظروف العمل في المؤسسة - زيادة ساعات العمل، وما إلى ذلك - قبل شهرين من دخولها حيز التنفيذ.

فيديو: كيفية ملء جدول التوظيف باستخدام 1C؟

إحدى أبسط الطرق لإنشاء جدول التوظيف هي استخدام مجموعة متنوعة من برامج الكمبيوتر لإنشائه. واحد منهم هو 1C. يوفر هذا الفيديو التعليمي معلومات حول كيفية استخدام البرنامج لإنشاء جدول التوظيف وتنسيقه بشكل صحيح.

جدول التوظيف هو الوثيقة الأساسية التي يتم على أساسها إجراء التوظيف وتسريح العمال وحساب الراتب النهائي للشهر. أي موظف مرخص له من قبل الإدارة هو المسؤول عن إعداده. لا توجد متطلبات موحدة لتنفيذ المستند، ولكن معظم المؤسسات تستخدم النموذج رقم T-3 لإنشائه.

جدول التوظيف هو وثيقة إلزامية للموظفين يجب أن تمتلكها كل منظمة. عادةً ما يتم استخدام نموذج T-3، ولكن يمكنك أيضًا تطوير النموذج الخاص بك، مع مراعاة تفاصيل أنشطة المنظمة.

جدول التوظيف لأصحاب المشاريع الفردية.يوضح قانون العمل في الاتحاد الروسي أن صاحب العمل (بغض النظر: رجل أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة) الذي أبرم عقد عمل مع موظف مطلوب أن يكون لديه جدول توظيف. ومع ذلك، لا يوجد مؤشر واضح على وجود رجل أعمال فردي، على عكس المنظمة.

لذلك ينصح بعض المحاسبين بوجود جدول توظيف في كل الأحوال، ويوصي الجزء الآخر بإعداده عندما يتجاوز عدد الموظفين 3-4 أشخاص. على الرغم من أن العديد من رواد الأعمال الأفراد يتجاهلون هذه الوثيقة في الممارسة العملية.

يتضمن النموذج T-3 معلومات حول أقسام المنظمة، واسم وعدد وحدات الموظفين وفقًا لمصنف المهن والمناصب (OKPDTR)، ومعدلات تعريفة الأجور (الراتب والبدلات). كما يتم احتساب إجمالي تكاليف الأجور الشهرية لجميع الوظائف.

يتم إعداد جدول التوظيف منذ بداية السنة أو من بداية أنشطة المنظمة ويتم الموافقة عليه بأمر من المدير. يمكن أن تكون فترة صلاحية الوثيقة أي سنة - على سبيل المثال، سنة واحدة أو عدة سنوات، اعتمادا على قرار المدير.

إذا حدثت أي تغييرات خطيرة في التوظيف أثناء أنشطة المنظمة (عدد وحدات التوظيف، والمسميات الوظيفية، ومعدلات التعريفات)، فسيكون من المنطقي للمدير أن يأمر بتغيير جدول التوظيف الحالي، بدلاً من الموافقة على جدول جديد.

ومع ذلك، مع التسريح الجماعي للعمال، فمن الأفضل بالطبع وضع جدول زمني جديد. يتم ملء النموذج T-3 من قبل ضباط شؤون الموظفين أو موظفي المحاسبة.

يعد جدول التوظيف شكلاً مناسبًا لتنظيم البيانات حول عدد موظفي المنظمة في سياق الأقسام الهيكلية مع مراعاة صندوق الأجور. يعد الحفاظ على جدول التوظيف أمرًا إلزاميًا لجميع المؤسسات. هذه هي إحدى الوثائق الرئيسية للشركة، فهي تعرض الهيكل الكامل للمؤسسة، بالإضافة إلى صندوق الأجور.

التوظيف: ميزات الإدارة

يعرض جدول التوظيف هيكل الموظفين في المؤسسة، مقسمًا إلى الإدارات والمناصب والمهن مع مراعاة صندوق الأجور (رواتب التعريفة والبدلات حسب الوظيفة). وتشمل هذه الوثيقة جميع الوحدات الهيكلية، بما في ذلك الوظائف الشاغرة.

يعد إكمال هذه الوثيقة أمرًا إلزاميًا لكل مؤسسة؛ ولهذا يمكنك استخدام نموذج T-3 الموحد أو إنشاء نموذج جدول التوظيف الخاص بك. نموذج T-3 الذي طورته Goskomstat سهل التعبئة وسهل الاستخدام، لذلك تفضل معظم الشركات استخدامه.

يتم إعداد جدول التوظيف للشركة بأكملها، مع مراعاة جميع الأقسام والفروع. قد يتم إعداد وثيقة منفصلة للفرع، ولكن يجب إدراجها في جدول هيكل التوظيف للشركة ككل.

يتم إعداد جدول التوظيف في بداية أنشطة المؤسسة؛ ويتم تحديد فترة صلاحيته من قبل الشركة بشكل مستقل. في هذه الحالة، تأكد من الإشارة في الوثيقة إلى تاريخ الإعداد وتاريخ انتهاء الصلاحية. تضع معظم الشركات جداول التوظيف لمدة عام واحد، ولكن إذا لم تكن هناك تغييرات كبيرة في الشركة، فيمكن وضعها لعدة سنوات.

في حالات إعادة تسمية المناصب والأقسام، أو إدخال وحدات هيكلية جديدة، أو إعادة هيكلة الهيكل التنظيمي للشركة، أو تخفيض الموظفين، فمن الضروري إجراء تغييرات على جدول التوظيف.

يتم إجراء التغييرات بأمر من المدير. يمكن أن يكون الطلب:

• لإجراء تغييرات (لتغييرات فردية، على سبيل المثال، إضافة منصب جديد)؛
• لوضع جدول توظيف جديد (يوصى به بما لا يزيد عن 6 مرات في السنة).

يجب إخطار التغييرات في مستويات التوظيف كتابيًا للموظفين المتأثرين.

يتم تعيين متخصصين من قسم الموارد البشرية أو قسم المحاسبة مسؤولين عن إعداد جدول التوظيف، وإذا كانت الشركة صغيرة، فيمكن أيضًا القيام بذلك من قبل المدير.

يحتوي جدول التوظيف على عناصر الأسرار التجارية (على سبيل المثال، مقدار الأجور)، لذلك يتم تجميعها في نسخة واحدة وتخزينها في قسم المحاسبة، وإذا لزم الأمر، يمكن تجميع نسخة للمدير. يتم إرسال فقط ذلك الجزء من الوثيقة الذي يتعلق بمجال مسؤوليتهم إلى رؤساء الأقسام الهيكلية. يتم تقديم المعلومات حول الوظائف الشاغرة إلى قسم شؤون الموظفين.

لا يتضمن جدول التوظيف معلومات بأسماء الأشخاص الذين يشغلون مناصب فردية. يتم إدخال هذه البيانات في مستند اختياري منفصل للشركات - التوظيف أو الاستبدال؛ يمكن أن يكرر هذا المستند نموذج جدول التوظيف فقط بعمود إضافي بالاسم الكامل للموظف.

مثال على هيكل التوظيف

يجب أن يتضمن جدول التوظيف في المؤسسة الأقسام التالية:

1. اسم الشركة ورمز OKPO.
2. تاريخ الوثيقة ورقمها وتاريخ انتهاء صلاحيتها.
3. قائمة الأقسام الهيكلية للشركة. إذا كانت المؤسسة مرتبطة بالخدمة العامة أو بظروف الإنتاج الخطرة، فيجب أن تتوافق أسماء الإدارات تمامًا مع مصنفات الدولة والصناعة والكتب المرجعية واللوائح، حتى لا تثير مشاكل عند التقدم بطلب للحصول على معاشات تقاعدية تفضيلية للموظفين.
4. رموز القسم يتم تحديد رمز منفصل لكل قسم في المؤسسة، مما يعكس مكانة القسم في الهيكل العام للشركة، وهذا يبسط إلى حد كبير تدفق المستندات في الشركة.
5. المسميات الوظيفية. يجب أن يتم عرض جميع وظائف الشركة حسب القسم. يجب أن يتوافق الاسم مع مصنف المهن لعموم روسيا.
6. - عدد الموظفين المتاحين لكل وظيفة . إذا كان من المتوقع العمل بدوام جزئي أو بدوام جزئي، فسيتم إدخال المؤشرات المقابلة في جدول التوظيف - 0.25؛ 0.5؛ 0.75؛ 1.5، الخ.
7. تتم الإشارة إلى معدلات التعريفة حسب المنصب بالروبل أو النسبة المئوية للمبيعات أو المؤشرات الأخرى (اعتمادًا على نظام المكافآت الذي يتم اختياره في المؤسسة).
8. البدلات والمكافآت لكل منصب. ويمكن أيضًا عرضها بالروبل وكنسبة مئوية.
9. المدفوعات الإضافية لظروف العمل الخطرة، والتي تتم الموافقة عليها وفق نظام خاص.
10. إجمالي الأجور مع مراعاة البدلات وما إلى ذلك. من هذا العمود، يكون من السهل والبسيط على المدير الاطلاع على صندوق الأجور لهذا الشهر.
11. ملحوظة. إذا كان حساب الرواتب معقدًا للغاية، فيمكنك في هذا العمود إدراج رقم المستند حيث يتم وصف الحساب التفصيلي.
12. توقيع المدير وكذلك كبير المحاسبين ورئيس قسم شؤون الموظفين.
13. أمر القائد .

إذا كان الموظف لا يشغل منصبًا محددًا، ولكن تم تعيينه لأداء عمل مؤقت، فيجب أيضًا إدراج ذلك في جدول التوظيف.

عند ملء الرواتب والبدلات التعريفية، غالبا ما تحدث أخطاء، ويمكن تصحيحها عن طريق شطبها وتصحيحها بتوقيع المؤدي.

دور التوظيف في المؤسسة

عند إعداد جدول التوظيف، يجب عليك اتباع القواعد بعناية، لأنه غالبا ما يستخدم كدليل في النزاعات القانونية وعند التقدم بطلب للحصول على معاش تقاعدي. هذه الوثيقة لها مدة صلاحية دائمة.

من خلال المستند، يمكن للمدير تحليل هيكل المؤسسة وعدد المناصب وصندوق الرواتب وإبداء التعليقات.

في بعض الحالات، عند التوظيف، يجب أن يطلع الموظف على سجلات وظيفته في جدول التوظيف، إذا كان عقد عمله ينص على أن الراتب يتكون حسب جدول التوظيف.

يجوز للموظف أيضًا أن يطلب مقتطفًا من جدول التوظيف يحتوي على معلومات حول منصبه وراتبه، ومن المهم أن تحتوي هذه الوثيقة على بيانات تتعلق بهذا الموظف فقط.

غالبًا ما تحتاج الهيئات الحكومية (مفتشية الضرائب، وصندوق المعاشات التقاعدية، وصندوق التأمين الاجتماعي، وما إلى ذلك) إلى موظفين أثناء عملية التفتيش.