Алгоритм работ по конвертация актов гражданского состояния. Регионам и Байконуру выделяются субвенции на перевод книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в электронную форму

Главное управление ЗАГС Нижегородской области образовано распоряжением Правительства области 21 ноября 2005 года и входит в систему органов исполнительной власти Нижегородской области.

В структуру главного управления входит 62 отдела, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории региона.

За первое полугодие текущего года органами ЗАГС области зарегистрировано 63 022 акта гражданского состояния, что на 2,07% меньше, по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

О рождении 19 241 (увеличение на 0,51%);

О смерти 25 699 (снижение на 1,98%);

О заключении брака 8 416 (снижение на 9,86%);

О расторжении брака 6 481 (увеличение на 1,04%);

Об установлении отцовства 2 350 (снижение на 0,97%);

Об усыновлении 140 (снижение на 18,13%);

О перемене имени 695 (снижение на 0,14%).

На территории региона наблюдается тенденция к снижению количества зарегистрированных актов гражданского состояния, что соответствует показателям по стране в целом.

Оказание государственных услуг в электронном виде и создание условий доступности их получения для граждан обеспечиваются путем направления электронных заявок в органы ЗАГС посредством как Единого портала государственных и муниципальных услуг, так и регионального портала.

Заявки, поступившие на Единый федеральный портал, автоматически переадресовываются на региональный портал, а затем попадают в информационную систему органов ЗАГС.

На сегодняшний день успешно функционируют 18 электронных заявок. Количество граждан, использующих механизм получения государственных услуг в электронном виде, ежегодно увеличивается.

Так, в 2015 году электронными услугами органов ЗАГС Нижегородской области воспользовались 45 289 граждан (29,7%), что на четверть превышает показатель 2014 года. Показатель II квартала текущего года - 37,2%.

В целях популяризации электронных услуг нами регулярно проводятся следующие мероприятия:

Размещение информации на официальном сайте главного управления ЗАГС Нижегородской области и информационных стендах в органах ЗАГС;

Активное информирование граждан посредством печатных средств массовой информации, теле и радиоканалов;

Проведение тематических лекций и бесед в учебных заведениях, трудовых коллективах;

Проактивное информирование в рамках рассмотрения обращений граждан, во время проведения пресс-конференций.

Кроме того, во всех органах ЗАГС функционируют центры активации учетных записей пользователей Единого портала государственных и муниципальных услуг. За 2015 год по данному вопросу в органы ЗАГС обратилось более 1 600 человек, а за первое полугодие текущего уже свыше 2 500 человек.

Сегодня полноценная работа любого органа власти немыслима без налаженных механизмов межведомственного электронного взаимодействия .

В Нижегородской области механизм электронного межведомственного взаимодействия внедрен в 2012 году. Региональным Министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации разработано единое централизованное решение «Система межведомственного электронного взаимодействия Нижегородской области», представляющее собой программный сервис, позволяющий всем органам государственной и муниципальной власти области направлять и получать межведомственные запросы и ответы на них.

Со своей стороны органы ЗАГС области провели все необходимые мероприятия для участия в этом процессе.

Кроме того, с ноября 2013 года региональная система СМЭВ обеспечивает доступ к государственной информационной системе о государственных и муниципальных платежах. В настоящее время органы ЗАГС успешно создают начисления в ГИС ГМП, имеется возможность сквитировать платеж.

В настоящее время межведомственное взаимодействие Главного управления ЗАГС Нижегородской области с федеральными органами власти реализовано на уровне взаимодействия информационных систем. Завершено совместное тестирование электронного сервиса предоставления информации об актах гражданского состояния, необходимой для оказания государственных услуг, со следующими потребителями сведений - Пенсионный фонд России, Федеральная миграционная служба, Федеральная таможенная служба и Фонд социального страхования. Самым активным потребителем сведений с использованием Web-сервиса является Пенсионный фонд.

Также возможна организация межведомственного электронного взаимодействия посредством пользовательской консоли программного комплекса SiTex.

Благодаря механизмам SiTex органы ЗАГС области обмениваются сведениями с рядом федеральных органов: МВД России, налоговые органы и др.

В настоящее время региональным Министерством информационных технологий при непосредственном участии Главного управления ЗАГС Нижегородской области ведутся работы по переводу государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния в электронную форму с использованием единых форм предоставления государственных услуг, размещенных в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг» (подключение к концентратору).

Еще одна, не менее важная, задача органов ЗАГС - организация предоставления государственных услуг на базе многофункциональных центров .

В соответствии с действующим законодательством на базе МФЦ предоставляются 3 государственные услуги:

Выдача повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния;

Прием заявления о заключении брака;

Прием заявления о расторжении брака по взаимному согласию супругов, не имеющих общих детей, не достигших совершеннолетия.

В настоящее время в регионе функционирует 63 многофункциональных центра.

В рамках заключенного с ГБУ НО «Уполномоченный МФЦ» соглашения, главным управлением ЗАГС Нижегородской области разработаны методические материалы, позволяющие эффективно организовать совместную работу органов ЗАГС и МФЦ, повысить качество обслуживания граждан, уровень их удовлетворенности. Методические материалы регулярно обновляются, с работниками МФЦ на постоянной основе проводятся семинары - совещания, для граждан нами разработана памятка.

Сегодня у граждан наиболее востребована услуга по выдаче повторных документов.

Количество услуг ЗАГС, предоставленных на базе МФЦ, ежегодно увеличивается. Если в 2013 году МФЦ была оказана только 21 услуга, то в 2015 году - 3 165.

23 июня Президентом России подписан Федеральный закон № 219-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» , после вступления в силу которого организация деятельности органов ЗАГС страны существенно изменится.

Указанный закон вводит понятие Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

Реестр представляет собой систематизированный свод документированных сведений в электронной форме, получаемых в результате государственной регистрации актов гражданского состояния и совершения органами ЗАГС иных юридически значимых действий. Также в реестр будут включаться сведения о документах, выданных компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств в отношении граждан Российской Федерации. Надеемся, что порядок перевода иностранных документов будет установлен Правительством России.

Каждая запись акта гражданского состояния, составленная в реестре и сведения о каждом документе, выданном компетентным органом иностранного государства, при включении в реестр будут идентифицироваться неизменяемым, не повторяющимся во времени и на территории Российской Федерации номером. Порядок присвоения данных номеров также должен быть установлен Правительством.

Ведение Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, включая формирование, сбор, хранение, обработку и предоставление информации, будет осуществляться в федеральной государственной информационной системе ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния. Оператором федеральной информационной системы, обеспечивающим ее создание и эксплуатацию, назначена Федеральная налоговая служба.

Статьей 13.2 регламентируется предоставление сведений, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

Изменяется порядок подписания записей актов гражданского состояния и свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. Законом устанавливается, что свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния может быть подписано руководителем органа ЗАГС или уполномоченным им работником, равно как и запись акта гражданского состояния, составленная в форме электронного документа, может быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа ЗАГС или уполномоченного им работника. Вместе с тем, не регламентируется порядок передачи полномочий руководителя органа ЗАГС работнику. В целях надлежащего исполнения данных норм закона возникает необходимость заблаговременного изготовления усиленных квалифицированных электронных подписей всем работникам органов ЗАГС на случай отсутствия руководителя, а также уполномоченного им работника. Кроме того, не разъяснен вопрос - кто имеет право подписывать записи актов, составленные в форме электронных документов, с момента назначения руководителя органа ЗАГС до момента изготовления его электронной подписи;

Изменяется содержание записей актов гражданского состояния;

Изменяется содержание и порядок выдачи свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния. Свидетельство может быть выдано не только органом ЗАГС, в котором храниться запись акта, но и органом ЗАГС по месту жительства или пребывания заявителя, на основании соответствующей записи акта гражданского состояния, содержащейся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния;

Изменяется порядок рассмотрения заявлений о перемене имени и о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния;

Лицу, не состоящему в браке, по его просьбе органом ЗАГС может быть выдан документ об отсутствии факта государственной регистрации заключения брака заявителя не только на основании данных органа ЗАГС по месту его жительства, но и на основании сведений, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

До момента вступления в силу федерального закона должен быть принят ряд нормативно-правовых документов:

Формы записей актов гражданского состояния, формы бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, формы иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, формы заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также правила их заполнения устанавливаются Минюстом России, по согласованию с Минфином России и Федеральной налоговой службой ;

Порядок изготовления бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, их приобретения, учета и уничтожения поврежденных бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния устанавливается ;

Порядок присвоения серий и номеров бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния устанавливается Минюстом России ;

Порядок включения в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния сведений о документах, выданных компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств в отношении граждан Российской Федерации, а также состав указанных сведений устанавливаются Правительством Российской Федерации ;

Правила ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния устанавливаются Правительством Российской Федерации ;

Порядок передачи органами ЗАГС в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, устанавливает Минюст России и федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий нормативно-правовое регулирование в сфере архивного дела ;

Перечень сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую в форму электронного документа, определяется Правительством Российской Федерации ;

Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую в форму электронного документа, и порядок представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния утверждаются Минфином России по согласованию с Минюстом России и Федеральной налоговой службой ;

Порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) устанавливается Правительством Российской Федерации ;

Порядок перевода книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до 1 апреля 2015 года, и хранящиеся в органах ЗАГС, в электронную форму определяется Правительством Российской Федерации .

Законом установлено, что перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должен быть завершен не позднее 31 декабря 2019 года .

Процесс формирования электронной базы данных в Нижегородской области начался в 2005 году. Ретроконверсия актовых записей производится силами работников органов ЗАГС, путем занесения соответствующих сведений в базу данных.

По состоянию на 01.06.2016:

в архивах органов ЗАГС Нижегородской области 14 миллионов 48 тысяч 610 записей актов гражданского состояния;

в электронный архив внесено 6 миллионов 499 тысяч 586 записей.

Электронный архив составляет порядка 46% от объема бумажного архива. Имеется база по всем видам записей актов гражданского состояния с 1983 года (34 года). В четырех отделах полный электронный архив записей актов гражданского состояния.

В рамках реализации положений Федерального закона от 31 декабря 2014 года №517-ФЗ все актовые записи (текущие и архивные) подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа ЗАГС.

В заключении своего выступления хочу отметить, что правоприменительная практика в регионах страны складывается по-разному. Семинары - совещания по обмену опытом необходимы в целях выработки наиболее эффективных решений стоящих перед нами задач.

Учитывая, что закон и принятые в соответствии с ним нормативно-правовые акты существенно изменяют установившийся порядок нашей деятельности, полагаю необходимым проведение всероссийского совещания под руководством Минюста России.

Дата публикации

Все архивы и книги государственной регистрации актов гражданского состояния должны быть полностью оцифрованы до 31 декабря 2019 года в соответствии с федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 23.06.2016 N 219-ФЗ» содержащейся в ней информации в электронную форму.

Варианты оцифровки актов гражданского состояния:

1. Ручное внесение данных силами сотрудников ЗАГС;
2. Самостоятельное сканирование архивов;
3. Договор с профессиональной компанией по ретроконверсии.

Первый подход показывает крайне низкую скорость перевода актовых записей в электронный вид и значительное повышение нагрузки на самих сотрудников ЗАГС, так как требует отвлечения их от основной работы или работ во внеурочное время. В одном из регионов сотрудники ЗАГС за год работы смогли внести только 8% от необходимых данных.

Второй подход позволяет получить электронный фонд и избавиться от необходимости обращения к бумажному архиву, но имеет несколько сложностей. В частности, для получения качественных читаемых электронных копий необходима закупка дорогостоящего сканирующего оборудования. Распознавание плохо читаемых документов их ручная корректировка и внесение в информационную систему — процесс очень длительный и трудоемкий.

Третий подход исключает повышение нагрузки на сотрудников ЗАГС, позволяет производить контроль загружаемых в систему данных и реализовать проект максимально оперативно, безошибочно и в соответствии с законами:

• правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) от 3 марта 2017 г. № 254;
• федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 23.06.2016 №219-ФЗ;
• федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• и многие другие.

Этапы переноса актов гражданского состояния в электронный вид:

1. Оценка стоимости и сроков работы;
2. Выезд специалиста для обследования массива документов, места и условий работы. Составление отчета об обследовании, согласование технического задания;
3. Формирование рабочих групп для выполнения работ в отделах ЗАГС;
4. Подбор Заказчиком предполагаемого к обработке массива актовых книг;
5. Подготовка актовых книг к сканированию для выполнения работ в отделах ЗАГС;
6. Сканирование с помощью собственной технологии «BESCAN»;
7. Контроль качества;
8. Индексирование, формирование индексной информации для каждой актовой записи.

Проект Приказа Министерства юстиции РФ "Об утверждении порядка определения среднего норматива финансовых затрат (в расчете на одну запись акта гражданского состояния) на осуществление полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) для субъекта Российской Федерации и г. Байконура" (подготовлен Минюстом России 09.02.2018)

Досье на проект

Пояснительная записка

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 21 августа 2006 г. N 513 "Об утверждении Методики распределения субвенций из федерального бюджета между бюджетами субъектов Российской Федерации и бюджетом г. Байконура на осуществление полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 35, ст. 3761; 2007, N 48 (ч. II), ст. 6000; 2008, N 50, ст. 5958; 2017, N 2, ст. 363) приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок определения среднего норматива финансовых затрат (в расчете на одну запись акта гражданского состояния) на осуществление полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) для субъекта Российской Федерации и г. Байконура (далее - средний норматив финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг).

2. Департаменту управления делами (Д.Г. Киселев) организовать работу по определению среднего норматива финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг.

УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства юстиции Российской Федерации
от ____ ___________ N _____

Порядок
определения среднего норматива финансовых затрат (в расчете на одну запись акта гражданского состояния) на осуществление полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) для субъекта Российской Федерации и г. Байконура

1. При расчете субвенций на обеспечение государственной регистрации актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), выделяемых субъектам Российской Федерации и г. Байконуру, используется средний норматив финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг.

2. Нормативные значения показателей, используемых при расчете среднего норматива финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг, принимаются в соответствии приложением к настоящему Порядку.

3. Средний норматив финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг определяется по следующей формуле:

N - средний норматив финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг;

O - нормативный объем расходов на оплату труда и начисления на выплаты по оплате труда для выполнения работ по конвертации (преобразованию) записей актов гражданского состояния в форму электронного документа (далее - для выполнения работ по конвертации) одним работником;

E - нормативный объем расходов на аренду помещения (включая эксплуатационные расходы) для выполнения работ по конвертации одним работником;

M - нормативный объем расходов в 2017 году на приобретение движимого имущества и организацию рабочего места для выполнения работ по конвертации одним работником;

P - нормативный объем расходов на оплату прочих расходов для выполнения работ по конвертации одним работником;

Показатели, уточняющие нормативные объемы расходов на очередной финансовый год и плановый период:

На аренду помещения (включая эксплуатационные расходы);

На оплату прочих расходов;

Нормативное количество записей актов гражданского состояния, конвертируемых (преобразуемых) в форму электронного документа одним работником, принимаемое в соответствии с приложением к настоящему Порядку;

Коэффициент сложности конвертации (преобразования) записей актов гражданского состояния в форму электронного документа, информация из которых ранее была переведена полностью или частично в электронную форму;

Количество рабочих дней в году, принимаемое в соответствии с приложением к настоящему Порядку.

4. Нормативный объем расходов на оплату труда и начисления на выплаты по оплате труда для выполнения работ по конвертации определяется по следующей формуле:

Размер оплаты труда работника, принимаемый в соответствии с приложением к настоящему Порядку;

Число месяцев в году;

Размер страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование, установленный в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Нормативный объем расходов на аренду помещения (включая эксплуатационные расходы) для выполнения работ по конвертации одним работником определяется по следующей формуле:

,

Площадь помещения для выполнения работ по конвертации одним работником, принимаемая в соответствии с приложением к настоящему Порядку;

Стоимость аренды помещения (включая эксплуатационные расходы) для выполнения работ по конвертации, принимаемая в соответствии с приложением к настоящему Порядку.

6. Нормативный объем расходов на оплату прочих расходов для выполнения работ по конвертации одним работником определяется по следующей формуле:

,

Объем прочих расходов на выполнение работ по конвертации, принимаемый в соответствии с приложением к настоящему Порядку

7. Показатели , , уточняющие объемы бюджетных ассигнований, определяются согласно методическим указаниям Министерства финансов Российской Федерации по распределению бюджетных ассигнований по разделам, подразделам, целевым статьям и видам расходов классификации расходов федерального бюджета на очередной финансовый год и плановый период, ежегодно направляемым субъектам бюджетного планирования в соответствии с пунктом 2 Положения о составлении проекта федерального бюджета и проектов бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на очередной финансовый год и плановый период, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 29.12.2007 N 1010 "О порядке составления проекта федерального бюджета и проектов бюджетов государственных внебюджетных фондов Российской Федерации на очередной финансовый год и плановый период" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 4, ст. 263; 2009, N 14, ст. 1669, N 26, ст. 3208, N 41, ст. 4756; 2010, N 17, ст. 2108, N 52 (ч. I), ст. 7104; 2011, N 15, ст. 2131; 2012, N 37, ст. 5002) (далее - Методические указания). В случае отсутствия указанных показателей в Методических указаниях их значения принимаются равными единице.

8. Средний норматив финансовых затрат на перевод в электронную форму актовых книг на очередной финансовый год и на плановый период утверждается Министерством юстиции Российской Федерации в соответствии с настоящим Порядком.

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Порядку определения среднего норматива финансовых затрат
(в расчете на одну запись акта гражданского состояния)
на осуществление полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию
актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму
книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)
для субъекта российской федерации и г. Байконура

Нормативные значения показателей,
используемых при расчете среднего норматива финансовых затрат (в расчете на одну запись акта гражданского состояния) на осуществление полномочий Российской Федерации на государственную регистрацию актов гражданского состояния в части перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) для субъекта Российской Федерации и г. Байконура

N п/п	Наименование нормативного показателя	Единица измерения	Значение
1	2	3	4
1	Размер оплаты труда одного работника	рублей в месяц	Минимальный размер оплаты труда, установленный в соответствии с законодательством Российской Федерации
2	Площадь помещения для организации работы одного работника	кв. метров	6,0
3	Стоимость аренды помещения (включая эксплуатационные расходы)	рублей в год/кв. метр	1 572,0
4	Коэффициент сложности конвертации (преобразования) записей актов гражданского состояния в форму электронного документа, информация из которых ранее была переведена полностью или частично в электронную форму	единиц	1,4
1	2	3	4
5	Количество записей актов гражданского состояния, преобразуемых (конвертируемых) в форму электронного документа одним работником	единиц в день	71
6	Стоимость приобретения движимого имущества и расходы на организацию рабочего места одного работника	рублей	53 400,0
7	Размер прочих расходов на выполнение работ по преобразованию (конвертации) одной записи актов гражданского состояния в форму электронного документа	рублей	0,45
8	Количество рабочих дней в году	дней	248

Обзор документа

Регионам и Байконуру выделяются субвенции на перевод книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в электронную форму.

При расчете субвенций используется средний норматив финансовых затрат на перевод. Предложен порядок его определения.

Учитываются расходы на оплату труда и начисления на выплаты по оплате труда, на аренду помещений, на приобретение движимого имущества и организацию рабочего места и др.

Статья 77.1. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

1. При переводе книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в электронную форму каждая запись акта гражданского состояния, собранная в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу), конвертируется (преобразуется) в форму электронного документа.

2. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, составляется на русском языке. Перечень сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, определяется Правительством Российской Федерации.

3. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа в соответствии с настоящей статьей, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа записи актов гражданского состояния или уполномоченного им работника органа записи актов гражданского состояния и признается равнозначной записи акта гражданского состояния, составленной в форме документа на бумажном носителе.

4. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, хранится в информационной системе органа записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации акта гражданского состояния, и (или) в информационной системе органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории соответствующего субъекта Российской Федерации, и (или) в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. Порядок хранения записи акта гражданского состояния, конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа, определяется Правительством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядок представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния утверждаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере бюджетной, налоговой, страховой, валютной, банковской деятельности, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства о налогах и сборах.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Правил перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 20.07.2018, N 0001201807200011).
____________________________________________________________________

В соответствии с частью 1 статьи 3 Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон "Об актах гражданского состояния" Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг).

2. Установить, что разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением, дает Министерство юстиции Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.

3. Установить, что:

абзац второй пункта 7 и пункт 18 Правил, утвержденных настоящим постановлением, вступают в силу с 1 января 2018 г.;

положения Правил, утвержденных настоящим постановлением, в части правил хранения записи акта гражданского состояния, конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа, а также в части использования федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния вступают в силу с 1 октября 2018 г.
постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

Председатель Правительства
Российской Федерации
Д.Медведев

Правила перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг)

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 3 марта 2017 года N 254

1. Настоящие Правила определяют порядок перевода в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до 1 апреля 2015 г., и хранящихся в органах записи актов гражданского состояния (далее - органы записи актов гражданского состояния) по месту государственной регистрации указанных актов гражданского состояния в соответствии с , а также порядок хранения записи акта гражданского состояния, конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

2. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется субъектами Российской Федерации и г.Байконуром и финансируется за счет субвенций из федерального бюджета.

3. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должен быть завершен в срок, указанный в части 2 статьи 3 Федерального закона "О внесении изменений в Федеральный закон "Об актах гражданского состояния" .

4. При выполнении работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) должно быть обеспечено соблюдение законодательства Российской Федерации о защите персональных данных.

5. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется последовательно, начиная с книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных до 1 апреля 2015 г.

Записи актов гражданского состояния, составленные до 1 апреля 2015 г., в которые в предусмотренном Федеральным законом "Об актах гражданского состояния" порядке вносятся изменения, исправления или отметки, подлежат конвертации (преобразованию) в форму электронного документа при внесении в них указанных изменений, исправлений или отметок.
постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844)

6. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется с использованием информационной системы органа записи актов гражданского состояния по месту государственной регистрации акта гражданского состояния и (или) информационной системы уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г.Байконура, и (или) федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.
постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), переданных в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния на хранение в органы записи актов гражданского состояния, находящихся не по месту составления записей актов гражданского состояния, осуществляется органами записи актов гражданского состояния по месту хранения записей актов гражданского состояния с использованием информационных систем указанных органов записи актов гражданского состояния и (или) информационных систем уполномоченных органов власти соответствующих субъектов Российской Федерации или администрации г.Байконура, и (или) федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

Использование федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния при переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется в обязательном порядке в случае, указанном в абзаце втором пункта 5 настоящих Правил.
(Абзац дополнительно включен с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844)

Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния осуществляется только работниками органа записи актов гражданского состояния.
(Абзац дополнительно включен с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844)

Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, хранится в информационной системе уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г.Байконура в течение одного месяца после их предоставления в Федеральную налоговую службу в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

Копии записей актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа и переданные в Федеральную налоговую службу, а также записи актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном для записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, в соответствии с Федеральным законом "Об актах гражданского состояния".
(Абзац дополнительно включен с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844)

7. В запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, вносятся исправления и изменения, сведения об ее аннулировании, восстановлении, иные сведения и отметки, предусмотренные законодательством Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - исправления и (или) изменения). Внесение исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, производится одновременно с внесением исправлений и (или) изменений в данную запись акта гражданского состояния, составленную на бумажном носителе.

В случае внесения исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа и представленную уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г.Байконура в соответствии с пунктом 18 настоящих Правил в Федеральную налоговую службу, внесение исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния, конвертированную (преобразованную) в форму электронного документа, с 1 октября 2018 г. производится с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

8. Технологические, программные и лингвистические средства информационной системы должны обеспечивать возможность проведения работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) в соответствии с настоящими Правилами.

9. Перевод в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется посредством конвертации (преобразования) первых экземпляров записей актов гражданского состояния, собранных в книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу), в форму электронного документа в соответствии с перечнем сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа (далее - перечень сведений), определяемым Правительством Российской Федерации в соответствии с пунктом 2 статьи 77_1 Федерального закона "Об актах гражданского состояния" .

10. В случае утери, порчи или невозможности прочтения первого экземпляра записи акта гражданского состояния конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежит второй экземпляр такой записи акта гражданского состояния с указанием данного факта в электронном документе.

В случае невозможности прочтения отдельных сведений, содержащихся в первом и втором экземплярах записи акта гражданского состояния, и в случае отсутствия в записи акта гражданского состояния сведений, предусмотренных перечнем сведений, в электронном документе проставляются признаки, предусмотренные требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утверждаемыми Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной налоговой службой (далее - требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа) в соответствии с пунктом 5 статьи 77_1 Федерального закона "Об актах гражданского состояния" .

11. В случае если в запись акта гражданского состояния внесены исправления и (или) изменения, конвертации (преобразованию) в форму электронного документа подлежат все исправленные и (или) измененные сведения записи акта гражданского состояния с учетом последних внесенных исправлений и (или) изменений в указанную запись акта гражданского состояния.

При конвертации (преобразовании) в форму электронного документа исправленных и (или) измененных сведений записи акта гражданского состояния, а также сведений об отметках, внесенных в запись акта гражданского состояния, подлежащих конвертации (преобразованию) в соответствии с перечнем сведений, формируется соответствующее внесенным исправлениям и (или) изменениям количество версий электронного документа, соответствующих датам внесения исправлений, и (или) изменений, и (или) отметок.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

12. При конвертации (преобразовании) записей актов гражданского состояния в форму электронного документа используется русский язык.

В случае если запись акта гражданского состояния, конвертируемая (преобразуемая) в форму электронного документа, составлена на русском языке и написана транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита (в том числе латинского), при конвертации (преобразовании) в форму электронного документа указанной записи акта гражданского состояния используются буквы русского алфавита.

В конвертированной (преобразованной) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, написанной транслитерацией букв русского алфавита буквами иного алфавита, указываются сведения об алфавите, используемом при составлении записи акта гражданского состояния.

13. Запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя органа записи актов гражданского состояния или уполномоченного им работника органа записи актов гражданского состояния (далее -уполномоченный работник).

14. Конвертация (преобразование) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, за исключением конвертации (преобразования) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния, выполняемой работником органа записи акта гражданского состояния с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, осуществляется обособленно и независимо друг от друга двумя разными физическими лицами, осуществляющими работы по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), путем ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния в соответствии с перечнем сведений и последующей сверки результатов такого ввода уполномоченным работником.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

По решению субъекта Российской Федерации или г.Байконура в качестве результатов ввода оператором сведений записи актов гражданского состояния могут быть использованы соответствующие сведения записей актов гражданского состояния, переведенные в электронную форму до 1 января 2017 г.

15. С целью оптимизации процесса сверки результатов ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния, конвертируемой (преобразуемой) в форму электронного документа, средства информационной системы уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации или администрации г.Байконура должны обеспечивать:

а) автоматическую процедуру верификации двух результатов ввода оператором сведений соответствующей записи акта гражданского состояния (далее - процедура верификации);

б) удобный интерфейс и возможность просмотра уполномоченным работником результатов процедуры верификации;

в) автоматическую процедуру формирования листа итоговых результатов процедуры верификации.

16. При переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) применяются справочники, разрабатываемые Министерством финансов Российской Федерации совместно с Министерством юстиции Российской Федерации и Федеральной налоговой службой и размещаемые Министерством финансов Российской Федерации на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - справочники).

В случае несоответствия написания сведений записи акта гражданского состояния соответствующим значениям справочников при конвертации (преобразовании) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа указываются как сведения в соответствии с написанием в записи акта гражданского состояния, так и соответствующие им значения справочников.

Уполномоченные органы власти субъектов Российской Федерации, администрация г.Байконура, органы записи актов гражданского состояния по согласованию с соответствующими уполномоченными органами власти субъектов Российской Федерации и администрацией г.Байконура вправе направить в Министерство финансов Российской Федерации предложения о внесении изменений в справочники, используемые при конвертации (преобразовании) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа, которые подлежат рассмотрению в Министерстве финансов Российской Федерации в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня получения.

Перечень справочников, используемых при переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), указывается в требованиях к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа.

17. При положительном результате сверки, указанной в пункте 14 настоящих Правил, запись акта гражданского состояния, конвертированная (преобразованная) в форму электронного документа, подписывается уполномоченным работником в соответствии с пунктом 13 настоящих Правил.

При отрицательном результате сверки, указанной в пункте 14 настоящих Правил, осуществляются работы по повторной конвертации (преобразованию) в форму электронного документа записи акта гражданского состояния в соответствии с пунктом 14 настоящих Правил. Результаты ввода оператором сведений записи акта гражданского состояния, конвертируемой (преобразуемой) в форму электронного документа, по которым получен отрицательный результат сверки, не подлежат хранению после их просмотра уполномоченным работником.

18. Копии записей актов гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа в соответствии с требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, подлежат начиная с 1 октября 2018 г. представлению уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г.Байконура в Федеральную налоговую службу.

Записи актов гражданского состояния, конвертированные (преобразованные) в форму электронного документа с использованием федеральной государственной информационной системы ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, не подлежат представлению уполномоченным органом власти субъекта Российской Федерации или администрацией г.Байконура в Федеральную налоговую службу.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

19. В целях подтверждения выполнения субъектом Российской Федерации и г.Байконуром технологических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований к форматам сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, при организации работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации и администрация г.Байконура не позднее 1 сентября 2018 г. направляет для проверки из каждой информационной системы, используемой в субъекте Российской Федерации и г.Байконуре, не менее 50 копий записей актов гражданского состояния каждого вида акта гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа в соответствии с требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в Федеральную налоговую службу. В случае прохождения проверки соблюдения требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, Федеральная налоговая служба направляет в адрес уполномоченного органа власти субъекта Российской Федерации и администрации г.Байконура протокол о соблюдении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 28 июля 2018 года постановлением Правительства Российской Федерации от 18 июля 2018 года N 844 .

В случае отрицательного результата проверки Федеральная налоговая служба направляет в уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации и администрацию г.Байконура протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий. В указанном случае уполномоченный орган власти субъекта Российской Федерации или администрация г.Байконура в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня получения такого протокола, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет в Федеральную налоговую службу на проверку копии записей актов гражданского состояния, конвертированных (преобразованных) в форму электронного документа.

20. Мониторинг хода выполнения работ по переводу в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) осуществляется на основании отчетности, представляемой субъектами Российской Федерации и г.Байконуром в рамках осуществления расходов бюджетов субъектов Российской Федерации и г.Байконура, связанных с выполнением федеральных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, и статистической отчетности Министерства юстиции Российской Федерации о государственной регистрации актов гражданского состояния.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена