Повышаем производительность работы склада за счет организационных факторов. Схемы оптимизации работы склада Соглашение о конфиденциальности

Журнал «Директор информационной службы», №1, 2008 г.
// Январь, 2008

В определенный момент времени любое предприятие, эксплуатирующее складские площади, сталкивается с необходимостью изменений в технологиях складирования и грузопереработки. Грамотный подход к проектированию и внедрению изменений позволит повысить качество работы склада при поддержании приемлемого уровня затрат на его оснащение и содержание.

Анализ деятельности ряда дистрибьюторских компаний показывает, что существует зависимость между основными экономическими показателями работы компании-дистрибьютора и подходами к управлению запасами и складами. В условиях роста оборота компании-дистрибьютора ошибки управления складскими процессами негативно сказываются на уровне удовлетворения спроса и влекут непропорциональный рост потребностей в складских площадях.

Своевременное инвестирование в реализацию проектов, направленных на повышение эффективности операционной деятельности, существенно дешевле «латания дыр» и исправления последствий серьезных ошибок. Именно поэтому важно предупреждать проблемы, развивая собственный персонал и используя лучшую практику других компаний.

Симптомами ошибок управления складскими процессами являются: дефицит площадей, неэффективное использование оборудования и технических ресурсов, высокие затраты на хранение и обработку грузов, низкое качество обслуживания клиентов.

Задача повышения эффективности работы склада, если он уже построен и работает, выполнима и без существенных инвестиций в оборудование и перестройку складского комплекса.

Грамотный подход к описанию процессов и понимание значимости проблем управления складскими комплексами в значительной степени определяют эффект от последующей модернизации технологии работы склада.

Препятствия на пути повышения эффективности складских комплексов можно разделить на четыре группы: организационные (функции, полномочия, зоны ответственности), технологические (последовательность выполнения операций, методы и алгоритмы), информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации) и технические (наличие техники и оборудования, степень изношенности ресурсов, соответствие требованиям).

Выбирая направление оптимизации склада , в первую очередь стоит обратить внимание на совершенствование организации процессов и технологии выполнения работ - именно здесь возможно относительно быстрое получение результата при использовании имеющегося оборудования.

К решению технических и информационных задач, которые могут быть осуществлены в короткие сроки с относительно низкими вложениями средств, можно отнести, например, закупку раций на складе для быстрого вызова необходимого сотрудника, установку принтера для распечатки заданий в непосредственной близости к зоне приемки или отбора и т.п. Однако все эти нововведения должны быть подчинены общей логике работы склада и планирующихся изменений. Очевидно, что если на складе планируется переход на безбумажную технологию с использованием терминалов сбора данных, то закупка принтеров и раций нецелесообразна.

Последовательность действий

Процесс оптимизации складских технологий состоит из нескольких последовательных этапов: исследование технологических процессов (логистическая экспертиза), разработка объемно-планировочных решений и проектирование технологии работы склада, подготовка склада к внедрению изменений и собственно внедрение.

Логистическая экспертиза

Цель первого этапа - обнаружить ключевые проблемы, решение которых даст наиболее ощутимый результат при минимальных затратах ресурсов и времени.

Для достижения цели следует определить перечень бизнес-процессов, исследовать их, провести оценку и ранжирование выявленных проблем. Как правило, можно выделить складские бизнес-процессы (приемка товаров, размещение, комплектация и отгрузка заказов, инвентаризация и т.п.) и смежные процессы, которые реализуют взаимодействие склада и смежных с ним подразделений (управление запасами, закупки товаров, организация поставок товаров на склад и доставка заказов клиентов).

Существует множество методик описания процессов. Один из наиболее простых и доступных - схема информационных потоков, в ходе построения которой происходит выявление проблем коммуникации и управления, дублирующих или ненужных операций.

На рисунке 1 представлена упрощенная схема информационных потоков в процессе приемки товаров на склад одной из компаний до проведения оптимизации.

Рисунок. 1. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

В ходе интервью с ключевыми работниками при составлении схемы процесса было выявлено несколько проблемных зон. Приведем только один пример. Водитель-экспедитор предоставлял товаросопроводительную документацию менеджеру отдела закупок для проверки соответствия заявке, а затем передавал документы с разрешением отдела закупок оператору склада. В информационную систему склада не поступала информация об ожидаемой поставке, поэтому оператор склада вынужден был готовить документ для приемки в тот момент, когда автомобиль уже готов к разгрузке. Для того чтобы ускорить процедуру разгрузки и приемки, руководству склада было разрешено осуществлять приемку по копии товаротранспортной накладной, а после отъезда транспортного средства со склада заполнять подготовленный оператором бланк, внося дополнительную информацию о сроках годности и весогабаритных характеристиках принятых товаров.

Одновременно с приемкой и оприходованием товаров в информационной системе склада менеджер по закупкам производил оприходование товаров в корпоративной информационной системе. Интеграция в режиме реального времени этих двух систем отсутствовала. Синхронизация происходила раз в сутки и использовалась только для сверки данных об остатках.

Рассмотрим часто встречающиеся проблемы складских процессов, препятствующие эффективной организации складирования, обработки грузов, выполнения заказов клиентов.

В процессе приемки товаров на склад могут возникнуть такие организационные и технологические проблемы как неравномерная нагрузка на склад, большие трудозатраты на разгрузку при приемке не паллетизированного груза, приемка по копиям товаросопроводительных документов, не приспособленным для фиксирования дополнительной информации. Для того же этапа характерны информационные и технические проблемы, например, трудности при идентификации поступающих товаров, дефицит подъемно-транспортной техники, отсутствие пандуса, дефицит вместимости зоны для приемки и размещения поступающего товара, двойной ввод информации о приходе в КИС и в АСУ склада.

При размещении товаров зачастую неэффективно используется вместимость склада, отсутствуют регламентированные методы принятия решения о расстановке товаров; товар может беспорядочно складироваться в зоне напольного хранения, оптимизация размещения товаров на складе (уплотнение, консолидация) также не проводится. Все перечисленные проблемы относятся к разряду организационных. Основными информационными проблемами размещения называют отсутствие учета в информационной системе передвижений товара по складу, фиксирования сроков годности, партий, серий и других характеристик, влияющих на последовательность отбора, а значит и на размещение товаров на складе.

Комплектация и отгрузка часто сопровождаются множеством технологических проблем, среди которых совместное хранение различных товаров (или идентичных товаров с разными сроками годности), влекущее ошибки при подборе; отбор штуками и коробами из любой паллеты в зоне резервного хранения (много «вскрытых» паллет); несвоевременное пополнение товаром зоны отбора; авральные работы при комплектации срочных заказов или дополнительных заказов клиентов, поступивших непосредственно перед отгрузкой; не разработанные маршруты кладовщиков и отсутствие части номенклатуры в местах хранения, доступных для отбора коробами и штуками без использования технических средств. Значительные затраты времени на поиск необходимого товара вследствие неактуальной информации в базе данных склада и несоответствие типоразмеров ячеек весогабаритным характеристикам товаров, нормативу запаса и показателю оборачиваемости - главные информационно- технические проблемы процесса комплектации и отгрузки.

Смежные по отношению к складу процессы, к которым эксперты относят закупки, управление запасами, продажи, доставку товаров клиентам, также должны быть тщательно проанализированы.

Так, например, в процессе закупок и управлении запасами экспертное, интуитивное определение ассортимента и объема поставок часто приводит к накоплению излишних или неликвидных запасов. А отсутствие информации о неудовлетворенном спросе - к дефициту товаров на складе. Еще одна организационная проблема процесса закупок и управления запасами - использование ошибочного алгоритма принятия решений об объеме закупок, что приводит к накоплению излишних запасов. К числу основных информационных проблем можно также отнести отсутствие работы по анализу качества работы поставщиков (нет статистики недовозов, возвратов, недовложений).

В процессе продаж и доставки могут возникать организационные проблемы, к которым относятся авралы при обработке заказов для филиалов и оптовиков (заказы срочные и большие) и регистрация нескольких заказов для одного клиента (на один адрес доставки, на одну дату отгрузки) без объединения перед поступлением на склад. Наконец, перечислим основные информационные проблемы процесса продаж и доставки: в информационной системе не отражается готовность заказа для отгрузки, не ведется статистика по недовозам и проблемам возникшим при доставке, не ведется учет возвратов и их причин, данные по остаткам могут не соответствовать реальной ситуации на складе, менеджеры по продажам видят в информационной системе остаток товара, а не доступное для продажи количество.

Выявленные на этапе анализа проблемы ранжируются с учетом степени их влияния на производительность, затраты, качество обслуживания клиентов, и определяется наиболее выгодная последовательность их решения. Это обеспечит получение максимального эффекта от проводимых изменений.

Разработка объемно-планировочных решений

Как правило, среди часто встречающихся проблем наиболее критическими являются неэффективное использование пространства склада или отдельных его зон, несоответствие параметров складских помещений интенсивности товаропотока.

Процесс разработки планировки склада начинается с определения количества и конструкции мест хранения с учетом весогабаритных характеристик хранимых грузов и параметров товародвижения. Следующий этап - зонирование склада и разработка модели потоков товаров по зонам склада. На заключительном этапе разрабатываются алгоритмы эффективного размещения товаров по местам хранения, маршруты комплектации, передвижения.

Определение количества и конструкции мест хранения

Для расчета оптимальной конструкции и необходимого количества мест хранения на складе используются значения нормативов запасов, весовые и габаритные характеристики упаковок товаров и требуемые условия хранения.

Для всех типоразмеров мест хранения, используемых на складе или планируемых к использованию, рассчитывается коэффициент заполнения товаром по весу и по объему. При этом анализ проводится по каждому товару. Оптимальными считаются места хранения с наибольшими коэффициентами заполнения.

На основании информации о нормативах запасов определяется, сколько мест хранения потребуется для каждого товара в зоне хранения и в зоне комплектации. Затем места хранения, рассчитанные для товаров, группируются по условиям хранения для получения итоговых значений параметров зон склада.

Такой подход к проектированию мест хранения позволяет максимально эффективно использовать пространство склада, соблюсти баланс между стоимостью складского оборудования и удовлетворением всех требований обработки и хранения товаров, стандартизировать места хранения на складе.

Параметры других технологических зон (погрузочно-разгрузочных работ, приемки, комплектации, отгрузки) определяются на основании данных о среднесуточных поставках и отгрузках, объеме и типоразмерах поступающих и отгружаемых товаров.

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров

Разработка алгоритмов эффективного размещения товаров по местам хранения, передвижения товаров внутри склада, маршрутов комплектации также производится на данном этапе и направлена на повышение эффективности использования складского пространства, сокращение времени комплектации заказов, простоев техники, очередей.

Принципы размещения товаров на складе зависят от способа комплектации заказов. Для сокращения времени комплектации товары в зоне хранения могут быть сгруппированы, например, по габаритам упаковки товара или по скорости продаж товаров и оборачиваемости. Каждой зоне на складе могут быть присущи характерные правила размещения и комплектации. Их реализация осуществляется с помощью механизма назначения рейтинга ячейкам в системе автоматизации склада , а также с помощью системы нумерации зон, областей и ячеек.

Проектирование технологии работы склада

Цель этого этапа оптимизации складских технологий - наилучшее распределение функций, полномочий и зон ответственности персонала склада на основе процессного подхода, что позволит обеспечить прозрачность складских процессов и повысить их управляемость, обеспечить необходимый уровень качества выполнения заказов клиентов

Все планируемые операции на складе подлежат тщательной проработке и описанию в виде рабочих инструкций с учетом того, что все операции с товаром на складе должны быть отражены в документах и информационной системе. Желательно использование стандартных (для компании) форм внутренних документов, дублирующие операции должны быть исключены; необходимо назначить сотрудника, ответственного за процесс/операцию. Следует проводить регистрацию и накопление информации, необходимой для принятия управленческих решений, мониторинга работы склада - функционал системы автоматизации склада должен быть использован максимально.

Первоначально определяется укрупненный перечень всех процессов на складе, среди которых можно выделить регулярные операции, выполняемые ежедневно, и периодические операции. К регулярным операциями относятся планирование работы смены, разгрузка и приемка товара, маркировка товара, его размещение и внутренние перемещения, отбор заказов и сборка комплектов, повторный пересчет отобранных заказов, их упаковка и размещение в зоне комплектации с консолидацией по маршрутам отправки, отгрузка товара, регулярная полная инвентаризация и т.п.

Периодические операции, выполняющиеся в случае появления нестандартных ситуаций, также подлежат формализации. Периодическими являются такие операции как обработка некондиционного товара, организация возврата поставщику, выявление и работа с браком, обнаруженным в процессе хранения, выборочная инвентаризация по артикулам или местам хранения, организация дополнительного отбора товара при обнаружении возможных ошибок, приемка возврата от клиента и т.п.

Для каждой из перечисленных операций составляется рабочая инструкция, которая включает в себя подробное описание состава работ по каждой операции, исполнителей, необходимую информацию для выполнения операции и исходящие документы, используемые технические средства.

Например, процесс приемки товаров на склад, представленный на рисунке 2, был трансформирован следующим образом (см. рисунок 2). Обмен данными между КИС и АСУ склада и предоставление информации об ожидаемых поставках отделом закупок позволило существенно уменьшить бумажный документооборот, а также сократило время на подготовку склада к приемке товаров и учету данных в информационной системе.

Рисунок. 2. Документооборот при приемке товаров на склад (упрощенная схема)

Формирование организационно-управленческой структуры склада производится с учетом разработанных технологических процессов.

Проведенные изменения способствуют централизации, улучшению взаимодействия между сотрудниками, росту ответственности в области операционного управления, равномерному распределению нагрузки на персонал склада.

Зная перечень операций и объем работ на каждой из них, используя нормативы выполнения работ, можно вычислить необходимое количество персонала в каждой смене, а также точное количество погрузчиков, штабелеров, гидравлических тележек, лифтов, стремянок, ворот, сканеров штрихкода, рабочих мест оператора и т.д.

Внедрение изменений

Проект оптимизации технологии работы склада можно считать удачным только после внедрения всех изменений. Оптимизация склада неизменно влечет за собой необходимость доработки информационной системы. Поэтому первым шагом при внедрении новой технологии будет постановка задачи для совершенствования ИТ поддержки системы управления. Параллельно с ее доработкой можно провести необходимые изменения топологии склада, а также обучение персонала.

Контроль внедрения изменений, своевременная корректировка решений, тестирование внедряемых элементов информационной системы, разработка функциональных инструкций, обучение персонала - во всех перечисленных задачах обязательно должны участвовать специалисты, авторы решений и мероприятий. Важно также отметить роль экспертов-логистов как в решении специальных логистических задач, так и в разработке технического задания для модернизации (или разработки) складской информационной системы. Использование усилий экспертов-логистов на этапе внедрения изменений технологического процесса на складе позволит существенно снизить риски переходного этапа, подготовить персонал и получить максимальный эффект от изменений складских технологий за сравнительно короткий срок.

Ольга Каверина, AXELOT

Складские помещения нынче в цене, поэтому многие собственники торгующих организаций либо снимают в аренду, либо приобретают в собственность склады. О том, что выгоднее – снять в аренду или построить собственный склад, мы не будет говорить. Остановимся на вопросе, касающемся организации склада. Как сделать склад, который бы позволил эффективно отгружать товары, а также пополнять складские запасы быстро и с минимальными затратами человеческого ресурса?

Организация товарного склада

Склад – это помещение больших или средних размеров, в котором хранится продукция компании или предприятия, товарные запасы магазина или торгующей организации и пр. Склад можно организовать и в маленьком помещении, если на нем не предусмотрено хранение огромных объемов товарных запасов, например, небольшой склад продуктовых запасов имеется в каждом частном доме. Правильная организация складского помещения начинается с правильного выбора места, где будет расположен склад. Оно должно быть максимально удобным для подъезда большегрузных транспортных средств, которые будут одни товары увозить, а иные доставлять на склад. Очень важно, чтобы для отгрузки и доставки товаров были предусмотрены отдельные входы/выходы со склада. Естественно, некоторые склады настолько малы, что в них невозможно организовать такое пополнение и отгрузку складских запасов.

Перед тем, как организовать склад, необходимо позаботиться о приобретении специального оборудования – оно закупается, в соответствии со спецификой работы склада, а также с учетом размеров склада. Если помещение большое и высокое, то целесообразно закупать стеллажи, которые можно собрать и разобрать при необходимости. Многоуровневые стеллажи являются оптимальным вариантом для хранения продукции практически всех торговых групп. Помимо приобретения оборудования необходимо задуматься и о покупке спецтехники – это погрузчики и пр.

Складской учет

На складе необходимо организовать учет – это, пожалуй, одна из самых важных составляющих, поскольку отчетность по складским запасам имеет непосредственное отношение к балансу предприятия или организации. Основными документами, подтверждающими приход и расход на складе, являются товарные накладные соответствующего образца, согласно которым и составляется складская отчетность. Все остатки по складу должны четко совпадать с остатками по бухгалтерскому учету. Складской учет ведет заведующий складом, который ежемесячно, в соответствии со своими должностными инструкциями, утвержденными руководителем предприятия, сдает остатки по складу в бухгалтерию предприятия.

Заведующий складом – это материально-ответственное лицо, поэтому, он решает все вопросы, связанные с тем, как организовать работу склада, лично следит за отгрузкой и загрузкой складских ценностей. На складе, помимо заведующего, может работать еще несколько кладовщиков, которые подчиняются заведующему и неукоснительно выполняют все его указания, если, конечно же, они направлены на правильную работу склада. Все товары со склада должны выдаваться только при наличии накладных, в которых указывается наименование организации или лица, получающего товар, его количество, а также стоимость. Обязательно наличие на накладных подписей. Если на складе обнаруживается дефектный товар, он подлежит списанию, то есть заведующий склада составляет акт на списание.

Инвентаризация на складе

Успешная организация и функционирование склада невозможно без проведения ежегодной инвентаризации. В принципе, если склад небольшой, то инвентаризация не вызовет никаких проблем, но на больших складах, организация инвентаризации является трудоемким, но крайне важным и необходимым мероприятием. Организовывать инвентаризацию необходимо для того, чтобы выявить излишки или недостачу товарных ценностей. Если заведующий складом знал, как правильно организовать склад, то у него не будет проблем, с отгрузкой товаров, поскольку все они будут разделены в помещении по наименованиям и группам. Но при неправильной организации склада, чаще всего выявляются недостачи, пересортировки товаров, которые связаны с отгрузкой товаров по цене, отличающейся от той, которая действует на конкретное наименование товара. Конечно же, возникают убытки, которые должен возмещать заведующий складом.

Каждое предприятие, которое эксплуатирует складские помещения и площади, хотя бы раз сталкивалось с проблемой технологии складирования, грузопереработки, с недостачей и порчей материалов. Перечень возможных неприятностей огромен и зависит от разных обстоятельств.
Возникает вопрос: как правильно оптимизировать все складские работы, свести потери к минимуму и добиться того, чтобы огромный организм под названием «склад» начал функционировать безотказно - как часовой механизм?

Поэтапная оптимизация

Оптимизация работы склада представляет собой долгий путь и упорный труд квалифицированных сотрудников. Этот процесс состоит из нескольких этапов, результатом которых станет четкий рабочий алгоритм. Действия должны быть последовательными и продуманными.

Прежде всего, необходимо тщательно «обработать» и «запрограммировать» кадры.

Персонал – это основа, на которой держится вся деятельность склада. Грузчики, операторы, кладовщики – все они должны быть людьми должного образования, ответственными и опытными. От этого напрямую зависит уровень материальных потерь, связанных с порчей товара или с воровством. Дабы избежать нежелательной текучки, необходимо серьезно отнестись к выплатам зарплаты. Когда на кону будут стоять достойные деньги, вряд ли кто-то откажется от возможности заработать.

После работы с персоналом приходит время для следующих действий:

выбор месторасположения под складской комплекс;
приобретение надежного и современного оборудования;
разработка системы учета товаров и материалов;
правильная организация рабочего времени.

Основные пункты процедуры оптимизации:

Логистическая экспертиза - это решение проблем хранения, складирования, рационального использования рабочей площади, взаимодействия со смежными отделами, обеспечение своевременной работы информационного центра и т.д.;
Разработка новых и индивидуальных методов работы – возможность снизить потенциальные издержки и потери, увеличить эффективность предприятия;
Усовершенствование процессов управления и организации – выработка дисциплины и мотивации для всего персонала;
Внедрение результатов – реализация запланированного.

Основные параметры эффективности работы склада

Можно выделить несколько показателей и критериев, которые помогут определить и оценить эффективность работы:

конструктивные особенности склада (площадь, состояние пола, стен и т.д.);
удобство транспортного сообщения;
наличие вентиляции, пожаробезопасности, сигнализации, освещения, охраны, энергоснабжения и т. п.;
наличие отдельного офисного, хозяйственного и бытового помещения;
маркетинговая оценка, которая удовлетворит спрос на услуги;
оценка уровня предлагаемого сервиса;
финансовые результаты, где доходы должны превышать расходы;
грузооборот, размер тарифов, время, за которое исполняется заказ.

Советы по улучшению работы склада, для повышения его эффективности

Актуальный и действенный способ по улучшению работы, результатом которого станет продуктивность и эффективность – напрямую зависит от общего настроения работников. Стимуляция, мотивация, комфортный режим работы и отдых – это то немногое, что гарантированно в перспективе принесет вам прибыль.

Не жалейте на инвестиции в современное оборудование, которое однозначно увеличит отдачу от склада. Старайтесь объединять однотипные операции и заказы, чтобы работа шла быстрее. И самое главное – не останавливайтесь на достигнутом и постоянно совершенствуйтесь.

Как навести порядок на складе? Проблемы и методы решения

Многие компании рано или поздно задаются этим вопросом. По мере развития бизнеса меняется размер склада и количество сотрудников, а вот технология работы, как правило, остается той же, что и в момент создания компании. Казалось бы, что поменялось? Увеличили площадь, набрали персонал, следовательно, склад должен работать лучше, а эффект прямо противоположный. Ко мне часто обращаются с просьбой навести порядок на складе. Дескать, мы уже и начальников склада несколько раз поменяли и специалистов по логистике на работу брали, а толку нет.

Первое. С чего следует начать, это определить, соответствует ли площадь склада потребностям компании . Конечно, говорить «площадь склада» в данном контексте не совсем корректно, правильнее использовать термин «площадь хранения».

В чем разница? Постараюсь пояснить. Площадь склада - это фактическая площадь помещения. Площадь хранения - это полезная площадь, т.е. то место, где мы фактически можем разместить товар. Насколько сильно могут отличаться эти две площади? В разы!

На складе нужно предусмотреть технологические зоны (зона разгрузки, зона приемки, зона хранения, зона комплектации, зона отгрузки, вспомогательная зона и т.п.) и проезды. Площадь технологических зон и проездов может составлять от 50 до 80 процентов от общей площади склада. Увеличить площадь хранения можно за счет применения современных стеллажных систем. Стеллажи бывают разные, и определить, какие именно стеллажи подойдут именно вашему складу, можно на основании анализа товарного потока. Раз уж мы заговорили о стеллажах, хочу отметить, что в данном случае стоит говорить не только о площади хранения, но и об объеме. Каждое место на стеллаже имеет длину, ширину и высоту. Так вот, высоту каждого места хранения мы также должны рассчитать. У большинства компаний есть данные о товарном обороте. Для получения максимально корректных данных желательно взять данные за последний год. Обязательно потребуются данные об объемных и весовых характеристиках каждого товара. Эти данные можно запросить у поставщика (производителя) или перемерить самостоятельно. Расчеты делаем по месяцам для каждого товара, в разрезе данных прихода, расхода и максимального остатка. Сделав анализ данных, мы получаем точный расчет необходимой площади хранения. Точнее сказать, это расчет объема хранения для каждого товара. Если мы предполагаем хранить товар на стеллажах с использованием поддонов европейского размера (800 мм. х 1200 мм.), а это наиболее распространенная схема, то нам осталось определить высоту каждого места хранения. Фактически это уже простая математика. Мы приводим полученные результаты к единому знаменателю. К полученному количеству мест хранения прибавляем 7-10% (минимальное количество свободных мест хранения для нормальной работы склада) и получаем необходимое количество мест хранения на данный момент! Если нужно, чтобы данный склад работал бесперебойно на протяжении ближайших 2-3 лет к полученному результату добавляем планируемый ежегодный процент увеличения оборотов компании. Обязательно нужно сказать о ширине рабочих проходов между стеллажами. Ширина прохода зависит от типа используемой на складе техники. В паспорте каждой машины указана минимальная ширина прохода, в котором данная техника может работать. При определении ширины прохода нужно понимать, что чем проход шире, тем больше полезной площади теряет склад, но чем проход уже, тем меньше скорость разворота (работы) техники в данном проходе и, следовательно, меньше скорость обработки грузов складом. Следовательно, ширина проходов - это компромисс между скоростью обработки и эффективностью использования площади склада.

Второе. О чем следует позаботиться, это расчет зон склада . Многие считают, что это очень просто, и это действительно так, если подходить к данному вопросу только с точки зрения здания склада, без учета логистических процессов компании. Для понимания, приведу пример: Вам нужно налить куда-то 10 литров воды, а потом вылить из этой емкости эти же 10 литров воды. Какая емкость вам понадобится: ведро, тазик, кувшин? Вы тут же зададите уточняющие, резонные вопросы. А чем будем наливать: ковшом, кружкой, шлангом? А выливать чем? А наливать и выливать будем одновременно?

И это прозвучали только самые очевидные вопросы.… Так же и с зонами склада. Нужно делать анализ товарного потока (входящего и исходящего). Рассчитать площадь зон не сложно. В начале абзаца я уже говорил об этом. Во многих учебниках подробно описана методика расчета, и я не буду останавливаться на этом. Скажу лишь, что к данным расчетам обязательно нужно добавить возможность перемещения из зоны в зону и возможность развести потоки во времени. Скорость перемещения из зоны в зону играет очень важную роль. В случае пиковой нагрузки на склад возможность оперативно переместить товар из зоны разгрузки в зону, допустим, приемки, напрямую влияет на пропускную способность склада. О разведении потоков много говорят. Данная статья не ставит своей целью сделать анализ всех возможных схем разведения потоков (их слишком много). Приведу самый распространенный пример: Если отгрузки со склада происходят в дневное время, а приемка товара на склад осуществляется в ночное время, то одно и то же пространство склада в разное время суток можно использовать, как разные зоны (зона приемки и зона отгрузки). Меня часто спрашивают, какие значения нужно брать для расчета зон склада и количества ворот? Вопрос простой и сложный одновременно. Если вы возьмете максимальные показатели работы склада для расчетов, то получившихся площадей вам всегда будет хватать, но в большинстве дней эти площади будут избыточные. Если у вас большой склад и много свободного места, то разумней считать именно так. Если вы ограничены в складских площадях, то нужно искать компромисс. Причем компромисс может касаться не всех зон. Если ваша компания ставит удобство отгрузки на первое место, то можно зону отгрузки считать по максимальным параметрам в «ущерб», например,зоне разгрузки. Должно быть четкое понимание, что при расчете зон склада по неким усредненным показателям, в случае

наступления пиковой нагрузки, склад будет работать неэффективно, т.е. срывать сроки выполнения работ.

Третье. О чем нужно помнить, это персонал. Часто приходится слышать о проблеме нехватки персонала на складе. Решение простое - набрать сотрудников. А сколько нужно персонала? Да столько, чтобы хватало. Набрали - не хватает, набрали еще, приходим на склад, а там все сидят. Знакомая картина? С персоналом также нужно определиться под какой объем работы берем. Если берем под максимальный (пиковый) объем работы, то в какие-то дни этим сотрудникам просто нечего будет делать. Получается, что выгодней набирать персонал под некие средние показатели. А как же рассчитать количество персонала? Количество персонала рассчитывается исходя из количества операций, которые необходимо выполнить. У каждой операции есть среднее время выполнения. Время выполнения одной операции для всех складов разное и напрямую зависит от используемой технологии. Про складские технологии мы поговорим чуть позже, а сейчас вернемся ко времени выполнения одной операции. Когда мы говорим о времени выполнения одной операции, то имеем в виду время выполнения элементарной операции. В данном случае речь, как правило, идет о перемещении (обработке) одной единицы (коробки, килограмма, кубометра и т.п.). Для получения данных о времени выполнения одной операции нам нужно сделать хронометраж. Засекаем время разгрузки одной машины, делим объем (вес) разгруженного товара на время разгрузки и количество сотрудников (выполнявших разгрузку) - получаем время на разгрузку одного кубометра (одной тонны). Чем больше данных для расчета (количество проведенных замеров) - тем корректней результат. Делаем хронометраж по всем операциям, считаем количество (среднее, максимальное) операций, выполненных складом за период, - получаем необходимое количество сотрудников. Правда, нет гарантии, что время выполнения одной операции - оптимальное. А что делать? Можно разработать новую технологию работы склада, учитывающую минимальное время выполнения одной операции.

Четвертое. Последнее по номеру, но не по значению, это технология работы склада . Раньше почему-то считалось, что новому сотруднику достаточно прочесть должностную инструкцию, пройти инструктаж по технике безопасности и все - он готов к работе. Сейчас все изменилось, и многие понимают, что эффективность работы сотрудника напрямую зависит от сложности технологического процесса и прогнозируемости действий сотрудника в различных ситуациях. Технологический процесс на складе должен быть максимально простым. Путей упрощения технологического процесса много (дробление сложного процесса на два - три простых, разработка подробных технологических карт (с картинками), унификация работы с товарами разных поставщиков (торговых марок) и т.п.). У каждого сотрудника должен быть описан алгоритм действий в различных ситуациях. Сотрудник должен тратить как можно меньше времени на решение возникших вопросов и как можно больше времени на выполнение своих прямых обязанностей. Для решения этой задачи, как правило, применяется дистанционное информирование (рации, телефон).

Итак, мы выполнили все расчеты, разработали технологию. Что дальше? А дальше сверяем полученные данные с имеющимися площадями, персоналом, технологиями и смотрим на расхождения. Если есть возможность «вписать» все наши расчеты в существующую площадь склада - нам повезло, начинаем воплощать наши расчеты в жизнь. Если по результатам наших расчетов, существующая площадь склада недостаточна, меняем склад.

Обязательно следует помнить, что реализация (воплощение) расчетов и новых технологий в жизнь - тяжелый и кропотливый труд. Персонал склада, как и большинство людей - достаточно консервативны и не всегда рады нововведениям. На первом этапе персонал придется учить, на втором этапе требовать неукоснительного соблюдения инструкций и регламентов и только на третьем этапе мы увидим результат. Скорость прохождения этапов зависит от квалификации специалиста, организующего обучение и внедрение.

После наведения порядка на складе нередко задумываются об автоматизации склада. То есть задумываются иногда и до наведения порядка, только это бессмысленно. Беспорядок автоматизировать еще никому не удалось. Но автоматизация складов - это тема отдельной статьи, и об этом мы поговорим в следующий раз…

Упорядоченное ведение складского хозяйства - первое условие эффективного управления запасами. Обеспечить порядок на складе - значит создать мотивацию работников к бережливому обращению с запасами, упорядочить процессы хранения запасов и введения новых товаров в ассортимент, ранжировать запасы по приоритетности, своевременно осуществлять инвентаризацию товара и обработку документации. Пути реализации этих условий различны, главное - это результат, то есть порядок. Обычно наведение порядка в работе склада дает прямой экономический эффект в виде снижения запасов, увеличения оборачиваемости, роста прибыли компании.

Консультант консалтинговой компании iTeam
Ксения Кочнева

Какой склад, такой и бизнес

Складское хозяйство предприятия является звеном, которому надо уделять особое внимание. Подтверждением важности этого звена служит схема 1, показывающая “круговорот” финансовых и материальных потоков в одной коммерческой фирме:

Красные линии означают финансовые потоки, а синие - материальные потоки. То, что в виде финансового потока уходит к поставщикам, возвращается к фирме в виде материальных ценностей (например, товаров) и входит в склад. С другой стороны, все, что уходит к клиентам (выходит из склада), возвращается в фирму как финансовый поток.

Конечно, схема весьма условная, она не отражает, например, последовательность потоков, в ней нет коммерческого отдела, без которого немыслим процесс. И тем не менее схема наглядно показывает роль склада.

Как известно, финансовые потоки компании регламентированы почти на 100% законами, а материальные потоки в большей части - внутренними процедурами. Точкой соприкосновения двух основных типов материальных потоков - входящих и выходящих - является склад. Другими словами, склад – это звено, в котором сконцентрированы процедуры, касающиеся не только самого склада, но и его взаимодействия с остальными звеньями компании.

Поэтому склад - это своего рода индикатор, по которому можно судить о здоровье компании. Практика давно показала: если склад в порядке, то наверняка это относится к компании в целом. Но если какие-то процессы на складе хромают, то обязательно сбой будет и в работе компании. Вот почему недооценка роли склада - это уже ошибка.

Откуда черпать идеи?

Конечно, наряду с постоянным контролем необходим регулярный анализ складских процессов с целью заблаговременно установить косвенные причины всех недостатков. Однако нельзя утверждать, что ухудшение складских операций всегда ведет к ухудшению остальных процессов в компании. Но малейший сбой в общих процессах компании почти всегда сказывается в первую очередь на складе. Таким образом, регулярный анализ складских процессов позволит нам вовремя отреагировать на любую ситуацию, которая может повредить интересам компании.

Анализ определенной деятельности необходим не только для выявления проблем в ней самой. Анализ - это источник идей для ее улучшения. И каждая мера по совершенствованию складской деятельности в любом случае благотворно отразится на деятельности всей компании.

Однако возникает резонный вопрос: нельзя ли раз и навсегда отрегулировать все процессы на складе и контролировать только их выполнение? К сожалению, нет. В одной исключительно динамичной бизнес-среде правила и процедуры быстро стареют. И один из самых эффективных способов своевременно реагировать на этот процес - анализ работы склада.

Что понятно кладовщику, не всегда ясно логисту

После того, как руководство компании поймет, что деятельность склада - часть бизнес-процесса, возникнет вопрос: как эффективнее анализировать складские процессы?

Можно выделить 9 принципов работы складского хозяйства. Они относятся к любому складу без исключения, их соблюдение - своего рода гарантия стабильности. Но если для кладовщика эти принципы нечто само собой разумеющееся, то для логиста, даже опытного, они не всегда ясны. Поэтому остановимся на них отдельно, так как они значительно упрощают анализ складских процессов.

Принцип четко разграниченной строгой материальной ответственности. На складе должен быть один работник, который несет полную материальную ответственность за все, что находится здесь, отвечает за все недостачи и излишки.
Принцип организации и контроля. Любая деятельность, на складе в том числе, должна быть организована и проконтролирована. И заниматься этим в рамках одной из основных своих обязанностей должен один сотрудник.
Поскольку материальная ответственность невозможна без хорошей организации и контроля, с одной стороны, а хорошая организация и контроль невозможны без материальной ответственности, с другой стороны, то совершенно очевидным становится третий принцип.
Принцип единовластия. И контроль, и организация, и материальная ответственность должна быть сосредоточена в одних руках, одного сотрудника. Назвать его можно как угодно: и начальником склада, и организатором складской деятельности, менеджером склада, или придумать что-то еще более модное.
Принцип строгой материальной отчетности и обязательно в реальном времени. Самый важный и самый простой для понимания и выполнения принцип. Вот пример. Региональным складом одной крупной европейской экспедиции управляет женщина лет сорока: грозный взгляд, хриплый голос. Она может стукнуть кулаком по столу и крикнуть: “На мой склад ничего без документа не входит и без документа ничего не выходит!” Благодаря своей хватке она справляется с дюжиной мужиков на складе.
Однако мужская хватка помогает не всегда. И вот еще пример. Грузовик на таможне, а товар уже в компьютере. Работники коммерческого отдела увидели, обрадовались и за часок половину продали. Подали распоряжение на склад грузить и вести клиентам, которые сгорают от нетерпения. Но появилась проблема на таможне, и грузовик простоял там неделю. Коммерсантам пришлось перед клиентами извиняться.
Принцип планирования складской деятельности. Как любую деятельность, складскую тоже нужно планировать. Сроки могут быть разными - в зависимости от особенностей конкретного склада. Распространенный случай, когда товар приходит на склад, а для кладовщиков это сюрприз. Они тут же начинают думать, куда его поставить, как расположить и т.д.
Принцип строго определенного метода движения ценностей на складе. Чаще всего это FIFO, но может быть другой, а может и смешанный. Главное - чтобы он был четко определен. А кладовщики лучше любого менеджера знают, как в конкретном случае его выполнять.
Принцип правильного расположения ценностей. Об этом можно писать романы, но важно понимать, что правильное расположение ускоряет и упрощает складские процессы.
Принцип планового, регулярного проведения инвентаризаций. Остановимся на нем поподробнее.
Инвентаризацию привыкли считать обыкновенной ревизией. Иногда даже проводят ее только для того, чтобы предотвратить злоупотребления кладовщиков, чтоб они не расслаблялись. Но цель инвентаризации все же в другом - в анализе результатов труда. Это один из самых мощных инструментов оценки эффективности складских операций. Как показывает практика, почти треть всех расхождениий в количестве товара, имеющегося в наличии и учтенного в документах, происходит из-за плохой работы кладовщиков, остальные две трети расхождений возникают потому, что складские процессы либо плохо организованы, либо устарели. Именно это и должна выявлять инвентаризация, проводить которую желательно регулярно, по плану.
Конечно, на инвентаризацию нужно время, и проходить она должна, когда склад пребывает в покое, а это может потребовать остановки всех процессов в компании и работы в выходные дни. Да и для обработки результатов инвентаризации также необходимо время.

Посмотрим, а можно ли ускорить эту процедуру, не снижая ее эффективности? На каждом складе есть продукты, при работе с которыми допускается меньше ошибок, чем с другими. Так стоит ли в таком случае каждый раз пересчитывать целиком весь склад? Конечно же, нет. Приведем лишь несколько постулатов, истинность которых доказана многолетней практикой.

Чем больше складских операций совершается с конкретным продуктом за определенный период, тем больше вероятность ошибки. Степень вероятности ошибок можно определить, например, по количеству выходов продукта из склада (таблица 1).

Однако количество выходов не является единственным критерием. Вероятность ошибок зависит от множества других факторов - одинаковые упаковки, поштучный выход, относительно высокая цена. Поэтому количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 (а можно и меньше единицы). При этом важно, чтобы коэффициент определялся методом экспертной оценки, и лучшие эксперты в этом деле сами кладовщики. Для определения коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного склада.

На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС-анализ (таблица 2).

Например, первые 50% продуктов отнесем к группе А, следующие 30% к группе В и остальные 20% - к группе С. После этого решаем: группу А будем пересчитывать каждый месяц, группу В - раз в два месяца и группу С - раз в три месяца. В итоге полная инвентаризация склада у нас будет проходить раз в три месяца. Стало быть, отпадает необходимость пересчитывать весь склад ежемесячно. АВС анализ позволяет многократно усовершенствовать эту методику.

Принцип строгого регламентирования присутствия на складе. Должна быть ясная инструкция о том, кто, когда, в присутствии кого и по какому поводу, если хотите, может находиться на складе. И никто не смеет нарушить эту инструкцию, даже высшее руководство. Для пущей важности в инструкции можно и указать: “Исключения не допускаются!”