Виды деловой переписки - файл n1.docx. Образец написания делового письма Инициативное письмо пример

  • Презентация - Деловая переписка (Реферат)
  • Контрольная работа - Правила деловой переписки (Лабораторная работа)
  • Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо (Документ)
  • Презентация - Деловая беседа (Реферат)
  • Контрольная работа - Этикет делового письма (Лабораторная работа)
  • Контрольная работа - Азбука делового этикета (Лабораторная работа)
  • Презентация -Этикет в ходе деловой беседы (Реферат)
  • Реферат - Одежда деловых женщин (Реферат)
  • Реферат - Документы дипломатической переписки (Реферат)
  • Реферат - Документационное обеспечение делового общения (Реферат)
  • Зайцев Г.Г., Черкасская Г.В. Управление деловой карьерой (Документ)

    • n1.docx

    Инициативное письмо - письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

    При развертывании работ по реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью … кв.м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.

    Письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

    115422, Москва,

    ул. Зеленая, д.5, кв.38

    Иванкину М.П.

    Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

    Директор Госархива Н.К. Крымкина

    Письмо - запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.

    Касательно: альбома образцов

    Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2000… г.

    С уважением

    Экспортлен (подпись).

    Языковые конструкции деловых писем.


    1. Заголовок к тексту:

    1. Выражение благодарности

    2. Выражения, объясняющие мотивы

      1. В порядке оказания технической помощи…

      2. В связи с тяжелым положением…

      3. В целях усиления охраны государственного имущества…

      4. В ответ на Вашу просьбу…

      5. В подтверждение нашей договоренности…

      6. Ссылаясь на + сущ. в В.п. (… Вашу телеграмму от 13 июля, заказываем 6000 т пшеницы)

      7. На основании + сущ. в Р.п. (…Торгового соглашения между Россией и Германией…)

      8. В ответ на + сущ. в В.п. (…Ваш запрос от 20 января с.г. предлагаем Вам

    СТИЛЬ ИЗЛОЖЕНИЯ:


    1. простые короткие предложения.

    2. устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.

    3. употребление терминов в общепринятом, однообразном толковании.

    4. прямой порядок слов в предложении (подлежащее+сказуемое; определение+определяемое слово; вводные слова находятся в начале предложения).

    5. не применять устаревшие слова и выражения, местные диалекты.

    6. избегать тавтологии и повторов.

    7. избегать неоправданного употребления иностранных слов.

    8. использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается») , либо в повелительном («согласовать») наклонении.
    СТИЛИСТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА

    1. изложение письма должно быть в спокойном, ровном тоне.

    2. не стоит торопить адресат такими выражениями «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно короткие сроки». Лучше указать конкретные сроки «Прошу ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».

    3. Надо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективны при изложении фактов, конкретным в выводах.

    4. Не следует содержанием или подтекстом документа навязывать ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру».

    5. Не следует намекать на невнимательность получателя, вводя заключительную формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»

    6. если извещаете о невозможности выполнения поручения или просьбы, не начинайте с констатации отказа - изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению этого вопроса можно вернуться.

    7. ссылка (к месту) на определенные требования руководящих документов придает письму вес.

    8. письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (особенно денежные и кадровые документы), безупречным по содержанию и исполнению.
    ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

    СТРУКТУРНЫЕ


    1. Вновь созданный документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный (зачем составлять письмо, удостоверяющее личность сотрудника в служебной командировке, если есть командировочное удостоверение).

    2. неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.

    3. не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.

    4. не обязательно указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, т.к. это указано на бланке или штампе.
    СИНТАКСИЧЕСКИЕ

    1. нарушение специфики употребления деепричастных оборотов . Деепричастный оборот (ДО) служит средством передачи действия, происходящего одновременно или до другого действия.

      1. Через ДО можно передать внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает…»

      2. Можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного решения «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»

    2. незнание структуры сложного предложения.

      1. Наиболее употребительны сложные предложения с союзами и союзными словами что, который, если, вследствие того…что, при условии чтобы, где, как.

      2. Избегать сложноподчиненные предложения с однотипными придаточными, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами.

      3. Придаточные предложения можно заменить синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

    3. неправильное использование предлогов.

      1. Неправильное использование предлога О «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы» (правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы »).

      2. Не различают случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно:»На наше предприятие…»)

    4. неправильный падеж.

      1. Существительное в Р.п.

      2. Существительное РУКОВОДСТВО употребляется с Т.п., а не с Р.п. «Руководство производственной практикой осуществляется специалистами предприятия».

    Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.

    Из статьи вы узнаете:

    В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.

    Как оформляется коммерческое письмо-предложение

    Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.

    В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:

    • название компании;
    • справочные данные о компании;
    • код предприятия;
    • ОГРН юридического лица;
    • ИНН налогоплательщика;
    • дата создания письма;
    • регистрационный номер отправления;
    • адресат;
    • заголовок коммерческого письма;
    • подпись;
    • отметка об исполнителе.

    Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.

    Как составить письмо-просьбу

    Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

    Например:

    Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.

    Запрос - письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).

    Сравните тексты двух писем.

    Письмо-просьба :

    Письмо-запрос :

    Структура текста писем

    Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).

    В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:

    Одной части. Например:

    Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.

    Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.

    Двух частей. Например:

    В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.

    Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.

    Трех частей. Например:

    В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.

    Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.

    В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.

    Правила оформления писем

    Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.

    При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:

    1. адресат;
    2. заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
    3. подпись;
    4. отметка об исполнителе.

    В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации - автора письма . Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.

    Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».

    Как составляются коммерческие запросы

    Особая разновидность писем-запросов - письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:

    • предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
    • направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).

    Коммерческие запросы используются до заключения контракта.

    В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:

    1. наименование товаров (услуг);
    2. условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
    3. количество и/или качество;
    4. сроки поставки товара или оказания услуг;
    5. цену;
    6. др. сведения.

    В коммерческом запросе используются следующие выражения:

    Просим Вас сообщить о возможности поставки…

    Просим сделать предложение на поставки…

    Просим Вас сообщить подробную информацию о…

    Пример полного запроса:

    Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

    Как правильно написать благодарственное письмо образец текста. Образец инициативного коммерческого письма. Образец письмаответа. Образец документа2 Бухгалтерия, Делопроизводство. Инициативные письма это письма, требующие ответа. Спонсорское письмо образец заявки для. Образцы деловых писем. Большая категория таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату в решении каких. Образец Инициативное исходящее письмо пример. Образцы продукции изделие 1213 в 2 экз. Северодвинск, Директору АО Вымпел

    В первом случае оно будет иметь инициативный характер, а во втором служить ответом на. Его составление обусловлено необходимостью дать какойлибо ответ на полученное ранее инициативное письмо. С помощью деловой переписки происходит не только координация деловой. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями. Образец письмапретензии рекламации. Инициативное письмо письмо, требующее ответа.Деловое письмопрошение от предприятия, производящего. Образец письма о сотрудничестве первое, что узнает о вас потенциальный партнер именно поэтому так важно отразить в нм вс существенное и не. Тебе посмотреть работу в интернетбиблиотеке A. ООО Вебдизайнпроект. Письмоответ отказ или согласие, как это следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо

    Наглядный пример написания делового письма, образец письмопретензия. ТАВАРЫСТВА З ДАДАТКОВАЙ АДКАЗНАСЦЮ. Регистрационный штамп бланка Мебельная фабрика. Примерный образец письма кандидату после. Оно может являться письмомответом на инициативное письмо письмопоздравление, письмоприглашение либо. Благодарственное письмо письмоблагодарность может быть инициативным либо ответом на письмоприглашение или. Инициативное письмосообщение. Образец инициативного коммерческого письма 15. Образец рекомендательного письма от организации для сотрудника вы можете скачать по этой ссылке. Благодарственное письмо образец приведен далее составляется для выражения благодарности за какиелибо. Директору Генерального департамента банковского надзора НБУ Шульге А

    Образец письмаответа на претензию Размер. Как написать деловое письмо образец. Возможность перевести текст из буфера обмена, вебстраницу или документ на многие языки. Для большей наглядности, можете ознакомиться с образцом сопроводительного письма к резюме. Письма, оно может являться письмомответом на инициативное письмо, обычно с ручательством за него. Ломоносова, 120 гну Коневу А. Как написать деловое письмо образец, пример, шаблон, бланк делового письма. Образцы текстов деловых писем Письмоподтверждение Письмоподтверждение. Образцы деловых писем и прошений. Образец письмасообщения. Благодарственное письмо образец благодар Письмо инициативное образец

    Сведения об инициативном письме вносятся в состав. Письмоответ создается в качестве ответа на инициативное письмо запрос, просьбу, приглашение, предложение. на тему Инициативное письмо. Пример и правила написания. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий хорошими организаторскими способностями. R пример составления инициати. Письмо образец приложение к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу предложение, запрос к адресату о решении какихлибо. Образец письмаблагодарности ученику выпускнику.

    Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

    ФАЙЛЫ

    Какие деловые письма бывают

    Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

    • поздравительное письмо;
    • информационное письмо;
    • и т.п.

    Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

    Кто должен выступать в роли автора письма

    Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

    Общие правила написания деловых писем

    Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

    В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

    • дата написания,
    • реквизиты отправителя и получателя,
    • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

    Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ

    Такое письмо содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т. п.), о том, что ранее составленный документ остался в силе (договор, инструкция и т. п.). Письмо является подтверждением какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Начинается такое письмо словами, образованными от глагола «подтверждать».

    Например:

    Подтверждая получение Ваших предложений, изложенных в письме от 25.06.2005, направляем в Ваш адрес копии необходимых документов.

    Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременное их отправление позволяет адресату снять с контроля и исключить отправку им писем-напоминаний.

    ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ

    Письмо содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным, содержать одну заключительную часть и, как правило, начинается словом «Напоминаем».

    Например:

    Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 12/68 от 12.05.2005 Вы должны завершить ремонтно-строительные работы не позднее определенного в договоре срока, а именно 20.08.2005.

    ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

    Такое письмо является документом, обеспечивающим исполнение изложенных в нем обязательств.

    В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места, работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

    Например:

    Просим выделить помещение для проведения семинара 14.07.2005 с 14.30 до 18.00.

    Оплату аренды помещения гарантируем со счета... в... банке.

    ИНИЦИАТИВНОЕ ПИСЬМО

    Это письмо, требующее ответа. Большинство категорий этих писем выражают просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении какого-либо вопроса.

    Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых неограниченна. Однако их характер предполагает возможность положительного или отрицательного решения поставленной проблемы.

    Например:

    Приглашаем Вас принять участие в работе экспертной группы.

    О своем решении просим сообщить в письме не позднее 20.12.2005.

    ПИСЬМО-ОТВЕТ

    Такое письмо по своему содержанию носит характер, зависящий от инициативных писем, так как тема их текстов уже задана и остается предложить характер решения поставленных в инициативных письмах вопросов: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

    Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какой срок.

    Если письмо содержит отказ, он должен быть кратко аргументирован.

    Новые статьи

    Популярные статьи

    © 2024 minbanktelebank.ru
    Бизнес. Заработок. Кредит. Криптовалюта